Главная » Виды актов

Образец составления акта

Составление актов в общем и кадровом делопроизводстве

Е. Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Бывают рабочие моменты, когда приходится документально подтверждать или доказывать, что какое-то событие действительно состоялось: документы переданы новому работнику, проверка проведена, старые печати уничтожены, а слесарь Иванов явился на работу нетрезвым. Как это сделать? Очень просто: нужно актировать событие, т.е. составить акт, в котором несколько человек своими подписями подтвердят, что тот или иной факт имел место быть. Мы расскажем, как составить акт правильно и придать этому документу юридическую силу, чтобы в случае спора он мог выступить в качестве доказательства случившегося.

Акт составляется группой лиц (или специально созданной комиссией) с целью документально зафиксировать какой-либо факт: результаты проверки, прием-передачу дел, дисциплинарное нарушение и т.д. Документ содержит как минимум подробное описание фиксируемого факта и подписи установивших его лиц, как максимум (помимо перечисленного) – выводы и рекомендации по изменению ситуации.

Государственные стандарты по делопроизводству не жалуют этот вид документов своим вниманием и дают только самые общие правила составления. Возможно, это связано с тем, что видов актов существует великое множество, и подогнать каждый из них под унифицированную форму просто невозможно.

Извлечение

из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 [1]

4.10. Акт [2] составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр бухгалтерия,

2-й экземпляр коммерческий отдел,

3-й экземпляр покупатель.

Формы актов зачастую содержатся в нормативных документах, регламентирующих тот или иной вид деятельности. Например, форма акта о несчастном случае на производстве утверждена постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 № 73. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, содержат формы:

  • акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  • акта о выдаче дел во временное пользование
  • акта проверки наличия и состояния дел
  • акта о миграции и перезаписи электронных документов
  • акта приема-передачи документов на государственное хранение
  • акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и др.
  • Если для определенной ситуации нет унифицированной формы акта, организация сама может разработать ее с учетом собственной специфики и внести в альбом локальных унифицированных форм документов.

    Что такое комиссия и кто такие присутствующие?

    Комиссия представляет собой специальный орган, созданный в организации с определенной целью: проверка деятельности подразделения, экспертиза ценности документов и т.п.

    Комиссия может быть постоянной . В этом случае ее состав закреплен в соответствующем локальном нормативном акте (например, положении об экспертной комиссии) и не меняется годами. Так, если в положении об экспертной комиссии написано, что экспертиза ценности документов осуществляется начальником канцелярии, начальником юридического отдела и главным бухгалтером, то каждый год именно они определяют, какие документы оставить в архиве, а какие уничтожить. То, что люди, занимающие эти должности, могут меняться, значения не имеет.

    Комиссия может создаваться разово . Например, если в компании за несколько лет деятельности скопилось много испорченных фирменных бланков и требуется их уничтожить, издается приказ, в котором работники, составляющие комиссию по уничтожению, перечисляются не только по должностям, но и пофамильно (Пример 1). Эта комиссия соберется только один раз, выполнит свою работу, зафиксирует ее результат в акте и прекратит свое существование.

    ПРИМЕР 1

    Фрагмент приказа об уничтожении испорченных фирменных бланков

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    Создать комиссию в составе:

    Председатель комиссии: начальник службы ДОУ Петрова И.П.

    Члены комиссии:

    специалист службы безопасности Нуриев С.Д.,

    секретарь-делопроизводитель Коченкова Ю.А.

    Обратите внимание . председатель комиссии тоже назначается «сверху». Самого себя назначить председателем комиссии нельзя.

    Кроме того, в комиссию могут войти работники, случайно оказавшиеся свидетелями какого-то происшествия. Обычно это касается актов, составляемых относительно дисциплинарных проступков работников. Например, если требуется документально зафиксировать факт опоздания одного из сотрудников отдела, комиссия может состоять в т.ч. из его коллег, чье рабочее место находится в том же кабинете (подробнее см. раздел «Акты в кадровом делопроизводстве»).

    Существуют разновидности актов, не требующие присутствия комиссии (например, акты передачи дел, которые составляются работником, передающим дела, и работником, принимающим их) (Пример 2).

    ПРИМЕР 2

    Акт приема-передачи дел канцелярии

    Открытое акционерное общество

    акт об отключении электроэнергии образец. Какую форму использовать при отключении за неуплату

    В соответствии с правилами полного и (или) частичного режима ограничения потребления электроэнергии, утв. Постановлением Правительства РФ от 04.05.2012 №442, при введение ограничения режима потребления электроэнергии (в т.ч. отключения электроэнергии за неуплату ), исполнитель введения ограничения (если это юридическое лицо или предприниматель или житель частного дома, то исполнитель это представители электросети, если это житель многоквартирного жилого дома - то это представители управляющей компании или ТСЖ) обязаны составить акт об отключении электроэнергии. Его образец приведен в конце страницы. При этом, утвержденной формы акта об отключении электроэнергии не существует. Поэтому такой документ может быть составлен в свободной форме. Вместе с тем, при заполнении бланка об отключении электроэнергии, необходимо в обязательном порядка включать следующие сведения (в соответствии с п. 12 правил полного и (или) частичного режима ограничения потребления электроэнергии, утв. Постановлением Правительства РФ от 04.05.2012 №442):

    1. Вид отключения электроэнергии (полное или частичное)

    2. Дата и время отключения

    3. Уровень вводимого отключения электроэнергии (при частичном отключении)

    4. Наименование потребителя, точки поставки по которым отключается электроэнергия

    5. Адрес вводимого отключения электроэнергии

    6. Технические мероприятия, которые были реализованы исполнителем отключения электроэнергии

    7. Номер и дату показаний приборов учета электроэнергии (электросчетчиков) на момент отключения

    8. Причины по которым не было введено ограничение потребления электроэнергии (для случая если отключение электроэнергии не состоялось).

    Аналогичные данные должен содержать и акт отключения электроэнергии, который оформлен по причине неуплаты за электроэнергию.

    Итак, здесь показано, что образец акта об отключении электроэнергии должен содержать обязательные сведения. Однако при составления акта, необходимо придерживаться определенных правил и акт об отключении электричества должен содержать определенный набор сведений. Он составляется в 3 экземплярах и подписывается как исполнителем, так и потребителем.

    Стоит отметить, что не составлении представителями исполнителя акта об отключении электроэнергии или отсутствии в нем некоторых или всех предусмотренных законом данных, введенное ограничение подпадает под определение незаконное отключение электроэнергии

    ОБРАЗЕЦ АКТА ОБ ОТКЛЮЧЕНИИ ЭЛЕКТРОЭНЕРГИИ (акт об полном или частичном введении ограничения поставок электрической энергии).

    Дата, место составления

    Акт составлен в присутствии представителей потребителя__________________________________(ФИО), представителей электросетевой компании (гарантирующего поставщика)________________________________.

    Настоящий акт подтверждает, что с ___ч________201 г. было произведено полное (частичное) ограничение поставок электроэнергии, выполненное путем ______________(указать способ) по адресу потребителя______.

    Показания приборов учета на момент введения ограничения следующие______________(номер электросчетчика).

    Акт об отказе ознакомиться с приказом составляется в организации для того, чтобы зафиксировать случаи отказа работников ознакомиться с кадровыми документами - приказами, уведомлениями, положениями и др.

    С приказом работодателя работник должен быть ознакомлен под роспись. Если он отказывается от этого, или приказ (распоряжение) невозможно довести до сведения работника по каким-либо причинам, на приказе делается соответствующая запись.

    Специалист кадровой службы составляет акт об отказе ознакомиться с приказом .

    Акт составляется в свободной форме, но с указанием обязательных реквизитов:

  • должность, фамилия, имя, отчество составителя акта
  • должность, фамилия, имя, отчество работника, отказавшегося от ознакомления с приказом
  • должности, фамилии, имена, отчества свидетелей
  • место и время составления акта
  • реквизиты приказа – его номер и дата составления
  • мотив отказа работника от ознакомления с приказом (если этот мотив известен).
  • Акт в обязательном порядке заверяется подписями как минимум двух свидетелей.

    Правильно составленный акт об отказе ознакомиться с приказом становится основой для соответствующей кадровой процедуры. Акт становится доказательством совершенных работодателем действий и защищает его при возникновении трудовых споров, инициированных работником.

    Чаще всего акт об отказе ознакомиться с приказом составляется при увольнении и переводе работника на другую работу.

    Случается, что по каким-то причинам довести приказ до сведения работника невозможно. В других ситуациях работник может отказываться от ознакомления с ним под подпись. Так или иначе, специалисты кадровой службы составляют акт об отказе ознакомиться с приказом.

    Срок хранения акта об отказе ознакомиться с приказом в организации - 3 года по "ст. 587 Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

    Этот документ используется в следующих процедурах:

    Акт налоговой проверки

    По завершении проверки налоговые инспекторы составляют акт о проведенных мероприятиях, в котором фиксируется предмет и сроки выполненной проверки. Форма такого акта утверждается приказом ФНС.

    Образец составления акта Когда составляется акт налоговой проверки?

    При организации камеральной проверки, то есть контрольных мероприятий по исследованию декларации и документов отчетности, которые налогоплательщик предоставил в налоговый орган, акт составляется только в том случае, если инспекторы выявили нарушения. Тогда у сотрудников ИФНС есть 10 дней со дня завершения проверки на составление акта, который надлежит вручить налогоплательщику в течение 5 дней. Если нарушения не выявлены, проверки автоматически завершается без формирования акта и уведомления организации или ИП.

    При проведении выездной проверки, то в этом случае составляется акт выездной налоговой проверки. Данный документ готовится независимо от того, зафиксированы нарушения или нет. На составление акта отводится 2 месяца со дня завершения проверки и составления справки, отражающей этот факт.

    Затем он направляется налогоплательщику. Акт выездной проверки подписывается сотрудниками контролирующего органа и налогоплательщиком, а если последний отказывается поставить свою подпись, об этом делается отметка.

    Акты независимо от вида проверки составляются в двух экземплярах:

  • один остается у налогового органа
  • другой - передается индивидуальному предпринимателю или руководителю организации.
  • Если акт камеральной налоговой проверки или выездных контрольных мероприятий содержит информацию, указывающую на то, что налогоплательщик совершил преступление, такой документ готовится в трех экземплярах. Третий направляется в правоохранительные органы с целью проведения доследственной проверки и принятия решения о возбуждении уголовного дела.

    Что указывается в акте налоговой проверки?

    В данном документе в систематизированном виде излагаются факты налоговых правонарушений, подтвержденных документально и выявленных в ходе проверки. Если таковые обнаружены не были, это также фиксируется в документе. Кроме того, в акте инспектор указывает свои выводы и предложения по устранению обнаруженных нарушений. Акт проверки должен полностью соответствовать установленному регламенту. В противном случае допущенные отступления от правил оформления документа могут стать основанием для признания его недействительным.

    Образец составления акта

    Что делать, если вы получили акт налоговой проверки?

    Разумеется, первое, что нужно сделать после получения акт - это внимательно с ним ознакомиться. В случае обнаружения значительных несоответствий документа положениям материального или процессуального права нужно направить в налоговый орган свои возражения в письменном виде. Налогоплательщику предоставляется 15 дней на составление и передачу в ИФНС претензии по поводу нарушений, допущенных при составлении акта. В документе нужно указать наименование и реквизиты адресата и заявителя, кратко обрисовать обстоятельства дела, а затем последовательно перечислить все пункты акта, которые вызывают возражения.

    Все заявления необходимо подкреплять доводами и доказательствами. Обязательны ссылки на нормативные акты, которые нарушает оспариваемый документ. Если все доводы налогоплательщика были отвергнуты, придется обращаться в вышестоящий налоговый орган. Отметим, что обжалование акта налоговой проверки в арбитражном суде невозможно. Этот документ не содержит в себе никаких предписаний и сам по себе не может нарушать ваши права. Можно оспорить в суде решение налогового органа, которое было принято на основе акта проверки.

    Примерная форма заявления для составления акта.

    Руководителю (указывается наименование управляющей организации)

    от (указывается ФИО, адрес проживания, контактный телефон)

    ЗАЯВЛЕНИЕ

    Прошу Вас, в соответствии с Жилищным кодексом РФ, Правилами содержания общего имущества в многоквартирном доме ( утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.2006г. №491), Правилами предоставления коммунальных услуг гражданам (утв. постановлением Правительства РФ от 6 мая 2011 г. N 354) направить Вашего представителя для составления акта (указывается причина, по которой необходимо составить акт, например, несоответствия качества воды действующим нормам, нанесения ущерба и т.д.

    Источники:
    www.profiz.ru, www.energo-konsultant.ru, www.quickdoc.ru, www.advokatanet.ru, gkhprim.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 312)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 301)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 264)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 243)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 190)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец