Главная » Регистрация и виды писем

Журнал исходящих писем образец

Регистрация документов

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели :

учет документов контроль за их исполнением справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации . как правило, относятся :

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения
  • все рекламные письма
  • поздравительные письма и телеграммы
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы)
  • пакеты с пометой лично
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов
  • информационные материалы и т.д..
  • Формы регистрации документов

    Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

    Регистрационный номер (индекс) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

    Существуют три формы регистрации документов:

    журнальная карточная автоматизированная.

    Журнальная форма

    Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы . например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа . секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

    Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

    Журнал исходящих писем образец

    Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков . Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации - это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

    Карточная форма

    Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки . так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

    Автоматизированная форма

    Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

    Регистрация входящих документов

    Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, - специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

    Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

    В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

  • дата получения
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем
  • автор (корреспондент) - т.е. чей это документ
  • дата документа, присвоенная ему учреждением-автором
  • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором
  • заголовок (о чем документ)
  • резолюция
  • срок исполнения полученного документа
  • исполнитель (кто будет работать с полученным документом)
  • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения)
  • N& дела (куда документ помещен после исполнения).
  • Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

    Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

    Журнал исходящих писем образец

    В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

    Журнал исходящих писем образец

    Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

    Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

    При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

    При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

  • вид документа
  • географическое местонахождение автора документа
  • автор резолюции
  • название структурного подразделения
  • количество листов в документе
  • количество листов приложений
  • связанные документы.
  • Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

    Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки . но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

    Журнал исходящих писем образец

    С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

  • вид документа - так как количество видов документов ограниченно
  • автор резолюции -список руководящих лиц организации
  • структурное подразделение - список структурных подразделений
  • исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя
  • № дела - связан с номенклатурой дел организации
  • связанные документы - эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
  • С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) корреспондент. Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

    Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

    Регистрация исходящих и внутренних документов

    Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

  • название подразделения, подготовившего документ,
  • исходящий номер документа
  • дата документа
  • адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ
  • краткое содержание документа
  • фамилия исполнителя, подготовившего документ
  • контрольная дата ожидаемого ответа
  • ссылка на входящий документ, если документ является ответом
  • номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).
  • Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов наличие приложений номер бланка, порядок отправки и т.д.

    Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

    Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

    Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

    При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

  • порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу
  • дата документа (регистрации)
  • краткое содержание
  • подразделение, подготовившее документ
  • исполнитель
  • срок исполнения
  • отметка об исполнении (ход исполнения)
  • номер дела, куда подшит документ.
  • Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

    Каждый вид документа (приказы. распоряжения. договоры. докладные записки ) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу - лс, т. е. личный состав, или к - кадры, к номеру распоряжения-буква р-распоряжение и т.д.

    Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

    Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

    "Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 3

    ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

    Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

    Что регистрируем?

    В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

    Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

    - рекламные материалы (листовки, программы, проспекты)

    - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления

    - поздравительные письма и телеграммы

    - пригласительные билеты.

    Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

    Входящие документы

    Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

    Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>.

    <1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

    Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления.

    Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

    Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

    - наименование организации

    - очередной порядковый номер

    - дату поступления.

    В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

    Отметка может проставляться от руки:

    ┌──────────────────────────────────────┐

    │ ООО "Февраль" │

    │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

    └──────────────────────────────────────┘

    Журнал регистрации исходящих документов

    Журнал регистрации исходящих документов  - применяется для регистрации  документов, отправляемых корреспондентам из организации.

    Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

    (ГОСТ Р 51141-98)

    Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

    Регистрация документа производится после его подписания или утверждения . Документы нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер документа заносится в графу 1.

    Регистрационный номер  документа  - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

    Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату.

    Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013).

    Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3.

    Краткое содержание или Заголовок документа обычно указывается вначале текста исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ. Заголовок или краткое содержание также пишется в журнале в графе 3.

    Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно.

    В графе 5 указывается количество листов в документе . Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз .

    В графе 6 проставляется количество экземпляров . В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров.

    Например:

    Директору ЗАО Перспектива И.А.Максимову - Исх.№ 165 / экз.1.

    • Заместителю директора ОАО НПО «Альтернатива» – Исх.№ 165 / экз.2.

    • Директору ООО «Прогресс» И.И.Пионерскому – Исх.№ 165 / экз.3.

    Исполнитель - сотрудник, ответственный за письмо. Он работал с контрагентом, писал письмо, подписывал его у директора. Как правило, он и приносит документ на регистрацию. В графу 7 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение  исполнителя документа .

    В графе 8 ставится отметка о способе отправки документа . Основные способы отправки: по почте, по электронной почте, факсом, телефонограммой, курьером. Письмо может также забрать представитель получателя - естественно, под роспись, что тоже нужно указать в графе способ отправки.

    В графе 9 отмечаем дату, когда документ был фактичестки отправлен .

    Если есть возможность узнать входящий номер . который получило письмо у адресата, это нужно сделать и зафиксировать его в графе 10.

    В графе 11 можно указать дополнительную информацию . относящуюся к данному документу – отметка об исполнении, полученном ответе, о возврате недоставленного документа и пр.

    Вид основного раздела журнала:

    Журнал исходящих писем образец

    Журналы учета от компании Кадры в порядке:

  • Напечатаны на отличной белой бумаге
  • Красивая золотистая обложка, сверху прозрачная обложка из ПВХ
  • Титульная страница с подробной информацией, полезные дополнительные материалы
  • Все страницы пронумерованы
  • Help2play com

  • ДВЛЕТО.РУ / view / Журнал входящих и исходящих писем образец | Просмотров: 65801 | #2684
  • Есть 3 формы регистрации документов: система используется традиционно в тех случаях, как скоро учет документов выступает на 1 намерение, в журнальчиках традиционно регистрируются более значимые документы, к примеру паспорта, трудовые книги, документы о образовании. В последствии первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение либо конкретным исполнителям, которых имеет возможность прикасаться содержащаяся в их информация .

    И как адекватно повести себя при проверке осуществляющих контроль органов (налоговой милиции). По невнимательности продолжила нумерацию с прошедшего года в журнальчике исходящей документации. Самый прогрессивный расклад данное регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД), хотя чтобы достичь желаемого результата СЭД обязана быть внедрена и употребляться в вашей организации. При всем этом в любой номенклатурной папке проводится реестр документов непосредственно данной категории.

  • "\u041b\u044e\u0434\u0438. \u041e\u0442\u043f\u0438\u0448\u0438\u0442\u0435 \u043c\u043d\u0435 \u043a\u0442\u043e \u043d\u0438\u0431\u0443\u0434\u044c.
  • U0441\u043a\u0443 \u043d\u0430 \u0436\u0443\u0440\u043d\u0430\u043b «\u041c\u0443\u0440\u0437 .
  • %u043F%u043E%u0440%u043D%u043E %u0432%u0438%u0434%u0435%u043E %u043C%u043E%u043B%u043E%u0434%u044B%u0445 %u0441%u043C%u043E%u0442%u0440%u0435%u0442%u044C %u0431 .
  • "\u041f\u0435\u0447\u0430\u043b\u0431\u0438\u0442\u0435 \u043d\u0430 \u0440\u0443\u0441\u043a\u0438\u0442\u0435 \u0431\u0430\u043d\u043a\u0438 \u043f\u0440 .
  • Надежно ли данное? И способны ли послания региться исключительно серьезным подразделением и направляться Адресату, избегая Секретариат? Спасибо. Немало нужной инфы вы кроме того сумеете обнаружить в опубликованных раньше мат-лах о. о согласовании и регистрации указов (приведен Подписанные управляющим документы регистрируют в службе делопроизводства, в не очень больших компаниях секретарем.

    Она дозволяет, водя регистрацию на разных трудящихся местах, совместить все сведения о документах в единичную информационную базу, на базе коей можнож организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. И вопросец установить: есть исходящие послания с прибавлениями, послания возводятся в двух экземплярах, а непременно ли и прибавления оформлять в 2-ух экземплярах, дабы подшивать их у себя? Заблаговременно благодарю. Означает, предоставлена абсолютная свобода деяний, и любая организация описывает без помощи других форму данного журнальчика. IoT \u0442\u0435\u0445\u043d\u043e\u043b\u043e\u0433\u0438\u0438\u0442\u0435 \u0437\u0430 \u0431\u0435\u0437\u0436\u0438\u0447\u043d\u043e \u0441\u0432\u044a\u0440\u0437\u0432\u0430\u043d\u0435 \u043d\u0430 \u0431\u043b\u0438\u0437\u043a\u0438 \u0440\u0430\u0437\u0441\u0442\u043e\u044f\u043d\u0438\u044f \u0449\u0435 \u0438\u043c\u0430 \u0432\u0441\u0435 \u043f\u043e-\u0433\u043e\u043b\u044f\u043c\u043e \u0437\u043d\u0430\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435 \u043f\u0440\u0435\u0437 \u0441\u043b\u0435\u0434\u0432\u0430\u0449\u0438\u0442\u0435 \u0433\u043e\u0434\u0438\u043d\u0438, \u043a\u043e\u043c\u0435\u043d\u0442\u0438\u0440\u0430 \u041b\u0438\u0439. Документы своевременного нрава, присылаемые либо творимые лишь для сведения и вовсе не требующие ответа и выполнения, не регистрируются. Так как журнальчики регистрации поступающих и отправляемых документов сберегаются 5 лет, листы в их нумеровать не стоит.

    Я рекомендую сообразно передовым веяниям журнальчик регистрации исходящих документов вести в электронном облике (Word, Excel). У нас в фирмы проводится журнальчик исходящей документации: указы, исходящие документы и т. Благой день! Подскажите, пожалуйста, регистрируются ли данные на сотрудников организации для предоставления в какую-нибудь компанию? Кто и где их регистрирует? Здрасти! Черта следует в стороннюю компанию сообща с сопроводительным посланием. Впрочем, коль скоро те же документы ориентированы сообща с сопроводительным посланием, регистрировать их надобно: образец справки для перевозки животных журнал входящих и исходящих писем образец . Здрасти! Подскажите пожалуйста нужно ли в исходящих и входящих журнальчиках в конце года делать внутреннюю опись документов? Спасибо! Здрасти! К регистрационным журнальчикам внутренние описи документов не оформляются. Здрасти! Согласно с Ассортиментом стандартных управленческих архивных документов, возникающих в ходе работы " (2010 г . Подводя результат всему вышесказанному, рекомендация по выбору приема регистрации таковая: вести журнальчик регистрации входящих документов в электронном облике прототип приведен (Word, Excel)

    U041eu043au0430u0437u0430u043du0430 u043fu043eu043c

    Журнал входящих и исходящих писем образец. Оценка: 61 / 100 Всего: 16 оценок.

    Другие новости по теме:

    - Товарно-транспортная накладная (образец и правила заполнения ТТН) В. Скачайте актуальный бланк и образец заполнения.

    - Форма ТОРГ-2: порядок заполнения, официальный бланк, форма, разработанная организацией для себя, образец. Зарплата 2 марта 2015 14:37 Табель учета рабочего времени на 2015 год.

    - Форма № ТОРГ-14 выписывается в двух экземплярах материально ответственным. Вам не понадобятся образец и порядок заполнения - вы не только .

    - Об утверждении Инструкции о заполнении форм государственных статистических. В соответствии со статьей 14 Закона Украины "О государственной. Торговля по образцам - разновидность магазина, в котором покупатель .

    Источники:
    www.grandars.ru, www.hr-portal.ru, www.hr-ok.ru, dvleto.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 316)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 312)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 273)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 254)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 195)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец