Главная » Регистрация и виды писем

Служебная записка по инвентаризации образец

Служебная записка к акту проверки инвентаризации

Составил: <такой-то>

Нами, в ночь <такого-то> января <такого-то> года было проведено наблюдение за инвентаризацией на торговых площадях ООО <не скажу>.

Я, <такой-то такой-то> вместе с <такой-то> в рамках проводимого аудита прибыли на территорию ООО <не скажу> на служебном автобусе к 22:00 <такого-то> г. и были встречены

<ей> (Директор по управлению) и проведены в её кабинет, для проведения предварительного ознакомления. В процессе беседы, нам был представлен Зам. Генерального директора г-н <такой-то>, который охотно присоединился к нашей беседе. Мы обсудили организационную структуру предприятия и методологию учёта ТМЦ. Примерно в 0:00 мы присоединились к начавшейся инвентаризации. До 4:00 мы находились на территории торгового центра, осуществляя наблюдение. В 4:00 подсчёт материалов был завершён и переведён в стадию обработки информации. Так как никакие документы, кроме копии внутренней методички по учёту ТМЦ нам не представили и отказались выдавать, сославшись на подготовку этих документов исключительно не ранее <такого-то числа>. Мы пришли к выводу о нецелесообразности нашего дальнейшего пребывания и покинули территорию торгового комплекса примерно в 4:00 <такого-то> г.

Во время нашего наблюдения были отмечены следующие действия со стороны руководства и сотрудников данной фирмы вызывающие «подозрение»:

В процессе общения с Зам. Генерального директора г-н <такой-то>, был затронут вопрос об эффективности внутреннего контроля за движением ТМЦ, в частности был задан вопрос о причине полного отсутствия на фирме материально ответственных лиц (вопрос о возможных хищениях по этой причине не прозвучал по этическим соображениям), хотя не исключено, что г-н <такой-то> понял истинную предпосылку данного запроса.

<Так вот он>, ранее находясь в приподнятом настроении начал заметно нервничать (быстро ходить по кабинету, речь стала отрывистой с обдумыванием каждого слова, в конце он перешёл практически на крик).

Разговаривая вначале встречи на ломаном русском языке он перешёл полностью на немецкий, потом потребовал переводчика и таким образом начал объяснять методику пересчёта материалов. После окончания его лекции по пересчёту ТМЦ, я постарался в ненавязчивой форме снова подвести его к вопросу об причине отсутствия подотчётников. Это привело <его> в полный ступор, после набора немецких фраз (непереведённых переводчиком), он высказал следующее:

«Ваша советская система контроля неэффективна и требует привлечения значительных ресурсов, что мы себе не можем позволить. У нас западные методы основанные на доверии к сотрудникам, мы этим довольны и не собираемся их менять» — после он дал понять, что обсуждение закончено.

Нужно отметить, что во время беседы с <ним>, Директор по управлению <такая-то> находилась в крайне подавленном состоянии, а при личной беседе с ней проявляла нескрываемый страх и волнение.

На время нашего наблюдения к нам был приставлен сотрудник внутреннего аудита компании <не скажу>, который попутно старался давать ответы на наши вопросы. Однако на многие замечания он не смог дать точных ответов, сославшись на собственную некомпетентность в тех или иных ситуациях.

Считаю необходимым довести следующие замечания и вытекающие из этого суждения:

1.Система внутреннего контроля не позволяет полностью контролировать процесс учёта ТМЦ. Основанная на «доверии к сотрудникам» она может спровоцировать этих же сотрудников на хищения или использования её в собственных корыстных целях.

2.Не смотря на уверения <её>, что на предприятии немецкие сотрудники работают исключительно в аппарате управления, мной были замечены эти «кадры» непосредственно в самих инвентаризационных группах, что может говорить о достаточно высокой степени контроля за сотрудниками и прямом недоверии к российским служащим.

3.При наличии оборудованных пунктов контроля, товары только частично (малая часть) оборудуются «защитными клеммами», хотя данная практика повсеместно используется в мировой практике и не является «сверхдорогой и технически недоступной». (Защитная клемма – радиомаяк который крепят на товар, для избежания его несанкционированного проноса через пункт контроля).

4.На территории торгового центра осуществляется круглосуточное видеонаблюдение, проходы между стендами достаточно большие и хорошо просматриваются, что в принципе крайне затрудняет кражу. Также по территории постоянно курсируют патрули внутренней службы безопасности и переодетые в гражданскую одежду сотрудники, что также улучшает систему контроля. Тогда как можно иметь недостачу в виде хищения, измеряемом десятками миллионов рублей. (Шоколадками и гвоздиками в карманах столько не вынесешь).

5.По словам сотрудника бухгалтерии <такой-то>, данные клеммы крепятся выборочно на «дорогие или уникальные» предметы (относящиеся к <таким-то товарам>) по стоимости свыше 400 рублей. Однако из всей просмотренной продукции, мной было отмечено всего несколько клемм на товарах. (Причём на бутылках <кой-чаво> 1000 руб. клемма есть, а на 15000 руб. нет), что не поддаётся логическому объяснению.

6.На товарах закреплены электронные ценники, которые управляются путём радиоконтроля со специализированного пункта. По словам той же <из бухгалтерии>, «цены могут меняться путём одного сигнала моментально, даже в нескольких магазинах одновременно». Это наводит на мысль о возможности целенаправленного изменения стоимости изделий на время проводимых проверок, не говоря о возможных поломках и сбоях данных устройств (мной были обнаружены сломанные ценники и показывающие набор случайных символов).

7.На вопрос о причинах излишков, был дан комментарий о некоем сбое в системе компьютерного учёта, из-за чего артикулы неправильно распознавались давая неверные показания. Возникает сомнение об эффективности работы программы <название> (специализированная программа складского и материального учёта разработанная для <компании> турецкими программистами), а также её соответствие российским стандартам (чем турецкие, лучше российских программистов. ).

Исходя из вышесказанного мной, считаю возможным следующие нарушения:

1.Есть вероятность целенаправленного списания части товара в виде хищения или недостачи, с целью последующей фактической его реализации. По фальсифицированным документам данный товар будет списан и официально исключён из товарооборота, а фактически будет продан (может на тех же прилавках) без соответствующей уплаты налогов (как можно платить за то, чего нет. ).

2.Во время моего осмотра производственных площадей, в мой адрес было направлено множество заверений об отсутствии незавершённого производства. Данная тема также вызывала «особенную нервозность» у сотрудников <компании>, хотя после моего личного осмотра, каких-либо следов «незавершёнки» обнаружено не было. Однако, считаю возможным уделить повышенное внимание данному участку, так как на нём могут осуществлять «неофициальную» переработку сырья с последующей реализаций в торговом зале. (Иначе зачем такие «насыщенные» убеждения в практическом отсутствии остатков изготовленных полуфабрикатов на конец дня, после переработки продукции. )

Со своей стороны считаю, что моё и <со мной была> поведение полностью соответствует установленному этикету аудитора, прописанному в методических указаниях <нашей компании>. Нами не были созданы и тем более спровоцированы действия, которые могли быть расценены как непрофессиональным или непристойным поведением. Мало того, мы всячески старались избегать вовлечения нас в конфликтные ситуации.

В заключении хочу отметить, что спустя меньше часа от нашего наблюдения за проводившейся инвентаризацией, нам практически в навязчивой форме было неоднократно предложено покинуть территорию торгового центра на такси. Это также может быть показателем нашего «нежелательного» присутствия в ООО <не скажу>.

Я считаю, что аудиторская проверка прошла успешно, не смотря на возможные «необоснованные» претензии со стороны ООО <не скажу>.

Увольнение отсутствующего работника

Сотрудник не вышел на работу и не сообщил о причинах своего отсутствия. После новогодних праздников это не самая редкая ситуация. С «потерявшимися» сотрудниками рано или поздно сталкивается практически любой работодатель. Как искать «пропажу» и как это документировать? Что можно предусмотрительно вписать в трудовой договор? Как оформить увольнение не явившегося в офис сотрудника? Что делать с его зарплатой и трудовой книжкой?

А есть ли проблема?

Прежде всего необходимо понимать, что у работника могут быть уважительные причины отсутствия либо причины, которые суд может счесть таковыми. Безусловно уважительной причиной является болезнь работника, но перечень этим не исчерпывается. Суд может счесть уважительной и болезнь близких родственников вашего сотрудника, и необходимость дождаться сантехника при прорыве трубы в квартире. Таких причин может быть множество, и предсказать, как их оценит суд, заранее невозможно.

С другой стороны, любое незапланированное отсутствие работника – это серьезные проблемы для работодателя, необходимо искать замену, сдвигать графики смен, оплачивать сверхурочные. Все это делает понятным раздражение, которое такое отсутствие вызывает.

Во всех случаях необходимо подходить к данной проблеме взвешенно и осторожно, тем более что любой опытный руководитель или сотрудник кадровой службы всегда сможет выделить сотрудников, находящихся «в зоне риска» – тех, чье отсутствие чаще вызывается неуважительными причинами. К таким традиционно относятся сотрудники, только принятые на работу и не прошедшие испытательный срок, особенно из числа молодых специалистов-выпускников. Несмотря на упрощенный порядок увольнения на испытательном сроке, многие из них просто не хотят обременять себя необходимостью объяснений с работодателем. К этой же категории относятся одинокие мужчины, разменявшие четвертый десяток и испытывающие тягу к горячительным напиткам или азартным играм. Среди данной категории распространены так называемые «запои», после которых работник частенько не хочет выходить на работу вообще. Еще одной категорией риска являются иногородние или иностранные граждане, что называется, «на заработках». Причем если россияне еще хоть как-то заинтересованы в соблюдении процедуры увольнения, получить ту же трудовую книжку, например, то иностранцев вообще ничего не удерживает. Вместе с тем если «пропадает» молодая мама маленького ребенка, почти наверняка причина отсутствия будет уважительной и работодателю предоставят больничный лист. Поэтому в ситуации, когда работник неожиданно не вышел на работу, нужно быть достаточно осторожным и взвешенным в решениях. Причем во многих случаях ситуация требует не столько правового или бюрократического сопровождения, сколько элементарного человеческого общения.

Пока причина отсутствия не выяснена

Итак, работник пропал. Что делать в этой ситуации работодателю? С формальной точки зрения отсутствие на работе более 4 часов без уважительных причин – это прогул. Но нужно понимать, что узнать о наличии или отсутствии уважительной причины работодатель сможет только от самого работника или компетентных государственных органов и выполнив определенную процедуру. До того, как работодатель узнает об обстоятельствах отсутствия, работник для него отсутствует по невыясненной причине.

Необходимо помнить, что отсутствие работника в этом случае не сказывается на прямых расходах работодателя.  Оплата труда осуществляется только за фактически отработанное время. Учет рабочего времени осуществляется по Табелю (унифицированной форме № Т-12). Данная форма предусматривает специальную кодировку «НН» – неявка работника по невыясненным обстоятельствам. Этот код проставляется до момента выяснения обстоятельств отсутствия. Итак, дни, когда работник отсутствовал на рабочем месте и при этом не сообщил работодателю причины отсутствия, обозначаются данным кодом в табелях учета рабочего времени и оплате не подлежат. При этом прекращение начисления заработной платы в данном случае не является приостановлением выплаты заработной платы в понимании трудового законодательства. После получения оправдательных документов, объяснительной работника или составления акта об отказе от объяснений данные дни:

  • либо считаются прогулом и не оплачиваются,
  • либо производится оплата в зависимости от основания отсутствия на рабочем месте.
  • Таким образом, при надлежащем учете работодатель даже теоретически не может выплатить лишнее.

    Фрагмент документа

    Приказ Росстата от 12.11.2008 № 278 «Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(м) «Основные сведения о деятельности организации»

    В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:

    в) не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности)

    г) не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей

    ш) совершившие прогулы

    щ) находившиеся под следствием до решения суда.

    Таким образом, практически во всех случаях отсутствия как по уважительным, так и по неуважительным причинам работники увеличивают среднесписочную численность организации.

    В некоторых случаях это может быть критично. Так, в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ «налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде».

    Еще более серьезным является ограничение, установленное подп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ: «Не вправе применять упрощенную систему налогообложения: организации и индивидуальные предприниматели, средняя численность работников которых за налоговый (отчетный) период, определяемая в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики, превышает 100 человек».

    Поэтому работодатель часто бывает весьма заинтересован в избавлении от подобного «балласта» – когда на бумаге человек есть, а в реальности он отсутствует. Однако если среднесписочная численность для работодателя не принципиальна, то основная сложность только в том, что работать некому. А ее можно решить многими способами:

  • Если работа не требует высокой квалификации, нетрудно найти сотрудника на временную работу. Статья 59 ТК РФ прямо указывает, что базовым основанием заключения срочных трудовых договоров как раз и является замещение временно отсутствующих работников.
  • Можно перераспределить работу внутри структурного подразделения или назначить кого-то из сотрудников в порядке внутреннего совместительства.
  • Вариантов множество, вплоть до того, что можно ввести еще одну штатную единицу и принять на нее сотрудника.
  • Пути решения проблемы напрямую зависят от обстоятельств «пропажи».

    Попытка обязать работника известить работодателя

    Первое, что необходимо, так это выяснить, нет ли у работника уважительных причин для отсутствия. Надо четко понимать, что в этой ситуации инициатива всегда должна исходить от работодателя.

    В соответствии с действующим законодательством работник не обязан заранее сообщать о своем отсутствии, и это логично, ведь причина может возникнуть неожиданно (страшная в своей банальности ситуация – человек попал в ДТП и лежит в реанимации). В этой связи необходимо остановиться на рекомендациях некоторых юристов о «фиксации в трудовых договорах и локальных нормативных актах обязанности заблаговременно сообщать работодателю о причинах отсутствия на рабочем месте с указанием должностных лиц, которым необходимо адресовать соответствующее извещение». Более того, некоторые работодатели заходят еще дальше, включая в трудовой договор требование о том, что если работник не может это сделать сам, он обязан попросить об этом кого-то из своих родных или знакомых. Приходилось встречать в трудовых договорах пассажи вроде этого:

    Фрагмент трудового договора с условием о необходимости информирования работодателя. Это ошибочная практика!

    7.2. Работник обязан сообщить о причинах своего отсутствия на рабочем месте лично или по телефону. В случае если он не может этого сделать сам, он обязан попросить кого-то из своих знакомых или родственников сделать сообщение за него. Работник обязан сообщить как причину своего отсутствия, так и предполагаемую продолжительность.

    Абсурдность данного требования видна уже в первом предложении. Если работник отсутствует, то есть не явился на работу, чтобы выполнять свои обязанности, то как он может явиться «лично», чтобы сообщить об этом? Подобная практика не имеет законных оснований, и включение в трудовой договор подобных положений никак не повлияет на суд, когда он будет оценивать причины отсутствия сотрудника на его рабочем месте или соблюдение процедуры увольнения. Более того, несоблюдение требования трудового договора об извещении работодателя само по себе не может служить основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности, поскольку, устанавливая данное требование, работодатель выходит за пределы своей компетенции, той самой «хозяйской власти», которую он имеет над работников в его рабочее время. Нужно понимать, что вне этого времени работник не обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка или требования трудового договора 1. Стоит заметить, что и доказывать на практике выполнение или невыполнение подобных требований чрезвычайно сложно. Заявление работника в стиле: «Я звонил мастеру, он был в курсе», опровергнутое мастером в стиле: «Он мне не звонил» с последующим переходом на личности и использованием отдельных особо острых выражений русского языка не вызовет у судьи ничего, кроме раздражения от перебранки и желания вызвать пристава. Поэтому наличие в трудовом договоре подобных оговорок с высокой долей вероятности никак не повлияет на мнение суда о законности или незаконности увольнения. Конечно, мы в данном случае говорим только о вероятности этого, поскольку учесть все аспекты индивидуального судебного разбирательства невозможно, так же как невозможно определить ни квалификацию судьи, ни его внутренние убеждения до начала процесса.

    Вместе с тем, несмотря на полное отсутствие законодательной базы под включением в трудовой договор подобных положений, их наличие может дисциплинировать сотрудника, помогая избегать лишних конфликтов. А в некоторых случаях и создать у судьи определенное впечатление об одной из сторон, а личные симпатии в судебном процессе, несмотря на равенство его сторон и состязательность, еще никто не отменял. Поэтому в трудовой договор можно включать подобные предложения в качестве рекомендаций, а не обязанностей работника.

    Более корректная формулировка в трудовом договоре о желательности извещения работодателя работником

    7.2. В случае болезни или отсутствия по иной причине сотруднику рекомендуется ставить в известность своего непосредственного руководителя или руководителя отдела кадров, сообщая предполагаемое время отсутствия. Если работник лишен этой возможности, он может передать данное сообщение через третьих лиц.

    Если работник не сообщает о причинах отсутствия и при этом не находится на рабочем месте, то существуют два пути действий для работодателя:

  • «Правильный» с формальной точки зрения и
  • наиболее часто применяемый на практике.
  • Правильной является немедленная фиксация факта отсутствия работника . Это может быть сделано с помощью докладной записки руководителя подразделения на имя вышестоящего руководителя с последующим составлением акта или с приложением докладной или служебной записки2  начальника смены, обеспечивающей пропускной режим организации, что данный сотрудник не проходил через проходную организации. На этот документ накладывается виза руководителя: «разобраться и доложить».

    Докладная записка

    Второй более часто встречающийся способ – это устное сообщение руководителю о факте прогула с таким же устным распоряжением выяснить причины отсутствия. Чем чревато отсутствие бюрократического подхода к фиксации действий работодателя? Прежде всего тем, что если позже будет принято решение об увольнении работника «по статье», все эти документы надо будет составлять, но уже «задним числом». Такая «фальсификация» частенько приводит к ошибкам в документах, которые могут стать фатальными при решении спора в суде.

    Далее нужно попытаться выяснить причины отсутствия работника . В наш век всеобщей телефонизации сложно найти сотрудника, не имеющего мобильного телефона, а то и двух. Практически у каждого дома есть еще и стационарные телефонные точки. У многих есть электронная почта, установлены мессенджеры (службы мгновенного обмена сообщениями, такие, как Skype, ICQ, MSN Messenger). Многие общаются в социальных сетях. По любому из этих каналов представитель работодателя может попытаться найти человека не выходя из своего офиса. В 5 случаях из 6 после звонка отсутствующему работнику ситуация разрешается. «Пропавший» сообщает, что лежит дома с температурой, или помогает переехать в другую квартиру другу, или переводит бабушку через дорогу и обещает быть на работе через пару дней и дать все объяснения в письменной форме. Чаще всего так и происходит, и уже затем, в зависимости от достоверности объяснений, работодатель решает, применять ли к сотруднику дисциплинарные санкции.

    Однако бывают достаточно редкие случаи, когда работник заявляет: «Я уволился, а документы мне не нужны» или его телефон оказывается недоступен. Если с первым случаем все более-менее понятно – где работник, известно, воля на расторжение трудового договора им четко выражена (часто в нецензурной форме), то во втором потребуется более детальное расследование.

    Да, мы еще раз напоминаем, что работодатель не вправе беспокоить работника вне его рабочего места какими-либо требованиями. Любая власть работодателя над работником заканчивается за пределами проходной организации и ограничена временем работы сотрудника. Но ведь всегда можно попросить кого-то из его знакомых или из своих сотрудников (например, из службы безопасности) доехать до дома пропавшего для выяснения причин его отсутствия. Более того, подобное внимание может не только прояснить ситуацию, но и при надлежащей подготовке способствовать мотивации как пропавшего сотрудника, так и всего коллектива. Ведь именно такие мероприятия показывают работнику солидарность коллектива и заботу со стороны руководства о его нуждах. Необходимо понимать, что действия такого рода находятся вне правового поля трудового законодательства, но именно они помогают оценить и снизить вероятность рисков последующих судебных разбирательств.

    Именно для подобных случаев необходимо четко следить за актуальностью контактной информации в личных карточках работников и своевременным ее обновлением. Можно также рекомендовать включать в трудовой договор не только адрес, по которому работник «зарегистрирован», но и реальный адрес его проживания. В качестве рекомендации для работника можно включать и предложение о доведении работником до работодателя нового адреса проживания при переезде на другое место. Но нужно понимать, что наказать сотрудника за непредоставление подобной информации практически невозможно и данное положение договора может быть использовано только как способ морального воздействия на сотрудника.

    Допустим, ситуация выяснилась, уважительных причин нет и работник не хочет возвращаться на рабочее место. У работодателя здесь два пути:

  • первый – оформление дисциплинарного взыскания за прогул
  • второй – попытаться решить дело без обострения ситуации. Избежать этого можно. Достаточно убедить работника оформить свое желание на прекращение трудового договора, подписав заявление об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон, а также заявление об отправке трудовой книжки по почте. Впрочем, без заявления о направлении трудовой книжки по почте работодатель может обойтись, если сразу после получения заявления об увольнении направит работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Все это позволит обойтись без присутствия сотрудника в офисе работодателя и сведет риск возникновения судебного спора почти к нулю.
  • Если же все не удалось решить миром или работник так и не найден, ситуация значительно обостряется. Увольнение за прогул, предусмотренное подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса РФ, является мерой дисциплинарной ответственности. Соблюсти же установленную законом процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности в отсутствии работника фактически невозможно!

    Подробную статью о процедуре увольнения за прогул с примерами оформления всех необходимых документов читайте статью "Опоздание на работу: документальное оформление и меры воздействия" в № 4` 2009 на стр. 62, № 5` 2009 на стр. 56 и № 6` 2009 на стр. 64 журнала. Кстати, за прогул совсем не обязательно увольнять, возможны и иные меры воздействия, о них тоже рассказано в статье Марии Смольяниновой

    «Законно» уволить невозможно…

    Согласно ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение . Работнику дается 2 рабочих дня на подготовку такого объяснения.

    Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт . Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Однако если работник отсутствует, у него невозможно потребовать каких-либо объяснений. При этом надо понимать, что составление каких-либо актов в этой ситуации никак не может помочь. Предоставление объяснительной – это, по сути, составная часть права работника на защиту его законных интересов. А если у сотрудника такая объяснительная не запрашивалась, значит, право было нарушено. Фиксировать нарушение этого права актом малоэффективно. Ведь налицо отсутствие доказательств, подтверждающих предложение работнику дать объяснение (подпись работника с проставлением даты, акт об отказе расписаться и т.п.).

    Отдельные авторы рекомендуют направлять по почте требования о предоставлении объяснений по факту отсутствия работника, считая это достаточным для издания приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности:

  • Направляйте «уведомление (по следующим адресам: регистрации по месту жительства известному организации месту проживания работника и т.п.), в уведомлении следует указать срок, в течение которого объяснения должны быть предоставлены. Указанный срок должен быть определен таким образом, чтобы работник имел реальную возможность явиться к работодателю для дачи объяснений». При этом настоятельно рекомендуется отправлять такое требование «заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения».
  • «Направляйте работнику телеграмму с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии».
  • Рассмотрим критически данные рекомендации. Возможность направления подобных уведомлений авторы таких рекомендаций обосновывают отсутствием в действующем законодательстве запрета на их вручение лично. При этом во внимание не принимается простая истина – действующее трудовое законодательство регулирует только трудовые отношения. То есть те отношения, которые возникают в процессе осуществления трудовой функции работником. Стороны данных отношений наделены определенными правами и ограничены определенными обязанностями. Они ограничены в своих действиях пределами данных отношений. Работник находится в правовом поле только в рабочее время и на рабочем месте либо в ситуациях, приравненных законодателем к таковым (командировка например), и обязанности его существуют только с учетом данных ограничений. Поэтому требовать что бы то ни было от сотрудника работодатель может только в это время.

    Конечно, никто не запрещает одному лицу, в данном случае юридическому, направлять корреспонденцию в адрес другого лица, даже состоящего с ним в трудовых отношениях.

    Работник может ответить на данное письмо или нет, и его ответ может рассматриваться как выражение его воли на продолжение или прекращение трудовых отношений. Однако нужно четко понимать, что с точки зрения теории трудового законодательства оставленные без ответа запросы работодателя о предоставлении объяснений по почте или в телеграмме не влекут никаких последствий и не могут быть положены в основу каких-либо действий работодателя.

    Безусловно правильным из всех вышеизложенных советов является только один – если уж вы пишите работнику, то позаботьтесь о наличии подтверждения того, что было в письме, и того, что ваше отправление было получено.

    Возможный вариант оформления послания потерявшемуся сотруднику показан в Примере 4.

    Уведомление отсутствующего работника, которое можно направить по почте

    … но очень хочется

    Вместе с тем такие письма небесполезны. Их можно рассматривать в контексте мероприятий работодателя по поиску и выяснению причин отсутствия сотрудника на рабочем месте. Если такие мероприятия привели к тому, что работник откликнулся, значит, получен главный результат, необходимый для разрешения затруднений работодателя. Получение необходимых документов от сотрудника становится вопросом умения вести переговоры и времени. Поэтому, если работника не удалось найти по телефону, электронной почте, в одноклассниках, твиттере и т.п. можно направить мягкое пожелание получить разъяснения и по почте, и телеграммой. Но это будет именно пожелание, а не распорядительный акт работодателя.

    Причем все действия по поиску работника работодателю желательно фиксировать. Если с почтовыми отправлением все понятно, то с остальными способами могут возникнуть сложности. Поэтому где только можно сообщения, отправленные работнику, надо регистрировать в журналах исходящей корреспонденции, а где нельзя, в силу природы отправления, составлять акты и обмениваться служебными записками между сотрудниками. Например:

  • вместо размещения текста запроса в теле электронного письма можно вложить сканированную копию зарегистрированного в журнале исходящего уведомления с подписью руководителя
  • можно и нужно составить акт об отправке письма в социальной сети с распечаткой изображения экрана и заверением его подписью полномочного лица организации с проставлением даты
  • можно отправить сообщение тому сотруднику, который зарегистрирован в социальной сети как друг «пропажи», и получить подтверждение получения этого сообщения.
  • Большинство этих «документов» не имеет никаких правовых последствий, но, так же как и почтовые уведомления, помогут создать впечатление добросовестности поведения работодателя, если спор дойдет до суда.

    Подтвердить актом все, что только можно

    Во всех случаях необходимо четко понимать, что отсутствие объяснения работника  либоотсутствие акта составленного на рабочем месте непосредственно после отказа работника предоставить такие объяснения означает  существенное нарушение порядка привлечения работника к дисциплинарной ответственности. При прочих равных условиях подобное нарушение дисциплины с практически 100-процентной вероятностью должно привести к восстановлению сотрудника в должности, с оплатой вынужденного прогула и выплатой компенсации морального вреда. Необходимо четко понимать, что обойти это законодательное ограничение невозможно. На вопрос, можно ли уволить отсутствующего работника, место нахождения которого неизвестно и от которого не получены объяснения по факту отсутствия на рабочем месте, ответ однозначен – нет, без нарушения действующего трудового законодательства это невозможно. Вместе с тем в этом случае, как и во многих других, действует принцип: когда нельзя, но очень хочется… отсутствующих работников увольняли и продолжают увольнять.

    Причем необходимо заметить, что в большинстве случаев никаких последствий для работодателя это не несет, если работник не пойдет в суд. А в подобные истории часто попадают люди из «группы риска», которые в принципе никогда и никуда обращаться не будут, поскольку причины их отсутствия однозначно неуважительны не только с точки зрения работодателя или суда, но и с их собственной точки зрения. Однако встречаются и ситуации, когда опрометчивые действия работодателя, желающего избавиться от неугодного или неудобного работника, доводят до судебных разбирательств. Поэтому ситуации с «пропавшими без вести» требуют внимательного изучения и индивидуального подхода. Оказавшись на месте работодателя, нельзя делать резких движений. Нужен общий анализ ситуации, включая личность отсутствующего работника, периодичность его обращения за медицинской помощью, наличие у него больных родственников или маленьких детей, общее отношение к работе, наличие благодарностей и взысканий, длительность отсутствия и многое другое. В принципе, компетентные сотрудники работодателя всегда в состоянии спрогнозировать вероятность возникновения конфликта и даже направление его развития. Всегда нужно помнить, что лучший способ уволить работника – это расстаться с ним «по соглашению сторон» или «по собственному желанию работника».

    Технически процесс увольнения в данной ситуации выглядит аналогично процессу увольнения работника за прогул, т.е. по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Приказ отличается от «обычного»  для данной ситуации только «подложкой» обосновывающих документов, прежде всего – отсутствием объяснений работника и заменой акта об отказе дать объяснения, актом о невозможности получить объяснения работника . Еще в данном приказе не будет подписи работника об ознакомлении с ним. См. образцы приказа и акта в Примерах 6 и 7.

    Приказ об увольнении отсутствующего работника

    Акт о невозможности получить объяснения работника

    Если уж работодатель сознательно идет на нарушение процедуры увольнения, необходимо свести нарушения трудового законодательства к минимуму. Кадровые документы должны быть составлены безупречно, уведомление о необходимости явиться в организацию за трудовой книжкой должно быть отправлено своевременно, каждое движение запротоколировано, на каждое действие составлен акт. И, естественно, нужно быть готовым к возможному обострению ситуации и судебным разбирательствам.

    Отдельно в данной ситуации стоит вопрос о трудовой книжке  работника. В соответствии с действующим законодательством работодатель обязан выдать ее в последний рабочий день сотрудника. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

    Неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение 2 лет в кадровой службе, а затем передаются на хранение в архив организации (в соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Общий срок хранения невостребованных трудовых книжек – 75 лет (по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года).

    Смерть – «уважительная» причина

    Все люди смертны, и встречаются ситуации, когда объяснения причины отсутствия работника дают скорбящие родственники. Как быть в этом случае? Прекращение трудового договора в связи со смертью работника – это особый случай, законодатель предусмотрел его в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Прекращение трудового договора в этом случае происходит вне зависимости от воли сторон, но это не отменяет необходимости надлежащего оформления документов.

    Основанием издания приказа о прекращении трудового договора в этом случае выступаетсвидетельство о смерти  по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 06.07.1998 № 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния». Без данного документа оформление прекращения трудового договора некорректно. Стоит заметить, что в большинстве случаев проблем с его получением не возникает. Как правило, копию свидетельства предоставляет кто-то из ближайших родственников с целью получить расчет за умершего. Ведь в соответствии со ст. 141 ТК РФ заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи  или лицу, находившемуся на его иждивении на день смерти. Выдача заработной платы должна производиться не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов. Как видно из данной нормы, родственнику должны быть выплачены все те суммы, которые получил бы сам работник при прекращении трудового договора.

    Для получения денежных средств родственник умершего должен предоставить работодателю:

  • письменное заявление о выплате причитающихся работнику сумм
  • копию свидетельства о смерти работника
  • документ, удостоверяющий личность родственника – получателя денег
  • документ, подтверждающий факт родства с работником.
  • Документы предоставляются в виде нотариально заверенных копий или в оригиналах. В последнем случае для целей кадрового делопроизводства с них необходимо снять копии и заверить полномочным лицом организации.

    Заявление на получение денег, причитающихся умершему работнику

    Заявление о получении денег, причитающихся умершему работнику

    Днем увольнения в этой ситуации является дата смерти работника, указанная в свидетельстве о смерти.  Этой же датой должны прекращаться трудовые отношения с работником и в том случае, если он умер в выходной или праздничный день.

    Приказ  о прекращении трудового договора составляется по стандартной форме № Т-8. В качестве документа, на основании которого издается приказ, указывается свидетельство о смерти с номером и датой. Строка «с приказом ознакомлен» остается в данном случае незаполненной, знакомить с данным приказом родственников законодательство не требует.

    Запись в трудовую книжку  в данном случае вносится в общем порядке с проставлением подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печати организации. Естественно, подпись работника либо его родственника в трудовой книжке в данном случае отсутствует. Трудовую книжку выдают родственнику под расписку либо высылают ему по почте по его письменному заявлению.

    Стоит заметить, что сама расписка является подтверждением факта передачи трудовой книжки родственнику покойного, и ее достаточно для соблюдения необходимых формальностей (она составляется в свободной форме, см. Пример 8). П. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек именно ее указывает в качестве единственного необходимого в данном случае документа. Вместе с тем достаточно часто возникает вопрос, как быть с журналом учета трудовых книжек . Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которым введена форма данного журнала, какой-либо информации на этот счет не содержит. Но сама логика данного документа указывает, что каждая трудовая книжка должна сопровождаться соответствующей отметкой как «на входе», так и «на выходе». Мы видим два варианта:

  • первый: подпись ставится родственником умершего, причем рядом с его подписью ставится соответствующая расшифровка, например, «родственник умершего сотрудника Китова П.П.»
  • второй вариант: проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, опять же с соответствующей отметкой: «выдана Китовой М.И. как родственнице умершего сотрудника по расписке от 12.01.2012».
  • В отсутствии однозначного правового регулирования оба варианта равноценны. Однако более удобным для работодателя, на наш взгляд, является первый, просто в силу того, что если расписка будет утрачена в процессе хранения, то остается еще одна собственноручная подпись родственника, подтверждающая факт выдачи ему трудовой книжки умершего.

    Хранение трудовых книжек, не востребованных родственниками умерших, осуществляется в том же порядке, что и для невостребованных трудовых книжек уволенных сотрудников, то есть в течение 75 лет с момента прекращения трудового договора.

    Как уволить недобросовестного работника, не опасаясь судебных разбирательств

    Светлана Амплеева. шеф-редактор журнала «Главбух»

    Чем поможет эта статья: Наиболее точно подобрать основание для увольнения недобросовестного сотрудника и оформить все бумаги по букве закона.

    От чего убережет: Вы сведете к нулю риск того, что в случае спора суд признает увольнение работника незаконным и заставит выплачивать компенсацию.

    Нередко так бывает: взяли на работу человека, а через какое-то время выясняется, что он не так уж хорош, как рассказывал о себе на собеседовании либо описал в резюме. Или сотрудник совершенно не хочет работать: прогуливает, откровенно бездельничает. Встречаются варианты и похуже: работника замечали на работе в пьяном виде или уличили в мелких кражах.

    Если ваша компания на упрощенке

    Правила увольнения в ситуациях, описанных в данной статье, актуальны для любой компании, в том числе и для упрощенщиков.

    В подобных ситуациях руководство наверняка задумается, как бы избавиться от нерадивого сотрудника. И это вполне оправданно. Если в итоге вам поручили оформить увольнение, будьте внимательны. Здесь важно не нарушить трудовое законодательство и правильно обосновать причину расторжения договора с недобросовестным работником. Ведь если он пойдет в суд и там его увольнение признают незаконным, вашей компании придется восстановить этого человека на работе и оплатить ему время вынужденного прогула. Право на это бывший сотрудник имеет в силу статьи 394 Трудового кодекса РФ .

    Чтобы вы по максимуму смогли уберечь свою компанию и себя лично от подобных неприятностей, мы подскажем вам, как в том или ином случае оформить увольнение. И на какую норму Трудового кодекса при этом лучше сослаться. Заметьте, что оснований для расторжения контракта по инициативе работодателя очень много - все они есть в статье 81 кодекса. И здесь важно не ошибиться в выборе.

    Ситуация первая: работник не справляется со своими обязанностями

    Сотрудник не оправдал надежд руководства и не справляется со своими прямыми обязанностями. Переходить на позицию ниже он отказывается. Подходящим основанием для увольнения станет пункт 3 статьи 81 Трудового кодекса РФ:. несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации. Но как доказать, что такое несоответствие действительно есть? Ведь у каждого могут быть свои критерии оценки квалификации и профпригодности.

    Подсказка - в самой норме закона. Подтвердить, что человек занимает не ту должность, и объективно оценить деловые качества сотрудника поможет аттестация. С этого и начните. Обратите внимание, что без такой процедуры уволить человека в рассматриваемой ситуации нельзя. Это подчеркнули и чиновники Роструда в письме от 30 апреля 2008 г. № 1028-с.

    Если человек не соответствует занимаемой должности, без аттестации уволить его нельзя.

    Проведите аттестацию

    Единых правил для проверки профпригодности работников коммерческих компаний законодательством не предусмотрено. Вы можете разработать свои собственные и прописать их в положении об аттестации. Чтобы было проще, за основу возьмите нормы положения, утвержденного постановлением ГКНТ СССР № 470 и Госкомтруда СССР № 267 от 5 октября 1973 года. Этот документ до сих пор актуален в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. После того как руководитель вашей компании утвердит приказом положение об аттестации, с данными правилами не забудьте ознакомить под роспись всех работников: и старых, и новых.

    Наряду с этим советуем включить в трудовые контракты пункт, обязывающий проходить аттестацию, либо внести подобные изменения в коллективный договор. И прежде чем объ- явить о дате экзаменационных мероприятий, убедитесь, на все ли должности в вашей организации составлены должностные инструкции. Если их не будет, суд может признать результаты аттестации недействительными, а последующее увольнение работника - незаконным.

    Процедуру аттестации мы описывать не будем. Самое главное, проверьте, чтобы в итоге у вас был оформлен следующий набор бумаг:

  • - приказ о проведении аттестации
  • - приказ о создании аттестационной комиссии
  • - список работников, навыки и знания которых требуется проверить (включая и кандидата на увольнение)
  • - график проведения аттестации
  • - утвержденный перечень аттестационных вопросов
  • - протокол заседания комиссии, в котором есть информация о результатах экзамена
  • - приказ руководителя о мероприятиях по итогам аттестации, где приводится итоговое решение о дальнейшей судьбе каждого проэкзаменованного работника (см. образец ).
  • Безусловно, названный список документов - примерный. Но составив перечисленные бумаги, вы обеспечите на случай спора с уволенным сотрудником в суде реальные доказательства вашей правоты.

    С приказом по итогам аттестации ознакомьте всех ее участников, и пусть они в нем распишутся. Правда, не исключено, что сотрудник, которого решили по результатам проверки уволить, откажется ставить свою роспись. В этом случае зачитайте ему о решении начальства вслух и сделайте отметку в приказе.

    Приказ об увольнении составьте, только если работник отказался от перевода на другую должность

    Итак, есть решение комиссии, что работник действительно не соответствует занимаемой должности, и потому его можно уволить. Но не торопитесь сразу оформлять приказ об увольнении. Прежде попробуйте предложить этому человеку (еще раз и уже официально) другую работу в вашей компании, пусть даже нижеоплачиваемую.

    Для этого письменно известите его о предстоящем расторжении договора по результатам аттестации и тут же сообщите об имеющихся в организации вакансиях. О своем согласии или отказе на перевод работник может сделать отметку в том же извещении. Или написать отдельное заявление. Вполне вероятно, что вакантных мест и подходящей работы для сотрудника у вас не окажется. Об этом также сообщите увольняемому.

    Всю описанную выше процедуру важно выполнить. Это требование статьи 81 Трудового кодекса РФ. И если вы его проигнорируете, суд признает увольнение незаконным.

    Профнепригодный сотрудник отказался от перевода на нижестоящую должность или в компании вовсе не нашлось для него работы? В таком случае можете смело оформлять приказ об увольнении (по форме № Т-8) и нести его на подпись руководителю. В приказе так и напишите: Уволить в связи с несоответствием занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, а также отказом от перевода на другую должность (п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ). В качестве основания впишите следующие документы с реквизитами: приказ о проведении мероприятий по итогам аттестации, протокол заседания аттестационной комиссии, предложение о переводе на другую работу, заявление сотрудника об отказе от перевода.

    В приказе об увольнении не забудьте указать реквизиты всех документов, подтверждающих профнепригодность работника.

    Ситуация вторая: сотрудник бездельничает

    Вот другой распространенный случай: работник уже не первый раз отказывается выполнять поручения начальства или просто-напросто игнорирует все задания, а также частенько отсутствует на рабочем месте. Особенно это актуально, когда зарплата сотрудника никак не связана с реальными результатами его работы.

    Если руководство вашей компании захочет уволить такого человека, вам придется искать законное основание для этого. Таковым может стать пункт 5 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Дословно причина расторжения договора будет звучать так:. неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание.

    Будьте осторожны. Наказывать подобным образом можно не за любое неповиновение начальству, а лишь за то, которое отвечает ряду условий - их мы привели во врезке на этой странице. К тому же, как видите, после первого же нарушения уволить человека нельзя. А только если раньше этому работнику уже делали замечание или выговор. Именно такие меры взыскания предшествуют увольнению согласно статье 192 Трудового кодекса. Причем важно, чтобы факт прошлых нарушений был оформлен письменно и не больше года назад. Давайте по порядку.

    Зафиксируйте для начала хотя бы один проступок

    Работник не исполнил поставленную задачу - составьте об этом докладную или служебную записку. Если его долго не было на рабочем месте, оформите акт. Факт нарушения трудовых обязанностей важно зафиксировать. В документе опишите совершенный сотрудником проступок, указав дату и место. Также сошлитесь на конкретный пункт должностной инструкции или трудового договора, который был нарушен.

    Попросите у работника объяснения

    Тут же от работника нужно затребовать объяснение совершенного им нарушения. Лучше всего сделать это в письменной форме (например, в виде уведомления). Пусть объяснения своего проступка работник изложит тоже письменно в произвольном виде. Это может быть объяснительная или пояснительная записка, в которой он укажет причины совершения дисциплинарного поступка, считает ли он себя виноватым.Если сотрудник откажется объяснять свое поведение и будет молчать в течение двух рабочих дней с момента получения уведомления, составьте акт об отказе в присутствии как минимум двух свидетелей.

    Допустим, работник все-таки написал объяснительную. После того как такая записка попадет на стол руководителя, он должен поставить на ней свою резолюцию о принятом решении. И там же назначить исполнителей. К примеру: Начальнику отдела кадров М.А. Шолоховой. Причины, указанные в объяснительной, считать неуважительными. Издать приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде выговора. Срок - 12 августа 2010 г. Синицын П.А. 10.08.2010.

    Составьте приказ о дисциплинарном взыскании

    Итак, у вас есть резолюция руководителя, директора либо акт об отказе работника дать объяснения.

    Источники:
    nnm.me, www.hr-portal.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 316)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 312)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 273)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 254)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 195)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец