Главная » Регистрация и виды писем

Письмо с просьбой оказать содействие образец

Деловой словарик. 85 полезных фраз для деловых писем

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о&hellip

Сообщаю Вам….

Довожу до Вашего сведения, что…

Прошу (Вас) выделить средства…

Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)…

В связи с  возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)….

Прошу оказать содействие…

Прошу Вашего содействия в…

Напоминаю (напоминаем) о…

Прошу ликвидировать отставание (задолженность)

Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с …

Вынуждены сообщить…

Ставим Вас в известность о…

Настоящим извещаем (Вас) о…

Уполномочен сообщить…

Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….

Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением …

Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит….

Пишем письма

"Кадровый вопрос", 2012, N 10

ПИШЕМ ПИСЬМА

Деловые письма отличаются от личных писем тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой - стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

Огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма, так как большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входят составление и оформление деловых писем, не знает точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве.

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает все: и словарный состав, и синтаксис, и морфологию, и графику, и пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Необходимо, чтобы в письме присутствовали достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и строить партнерские отношения.

Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя). Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму.

Письма, направляемые важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли смысл. Таких выражений следует избегать.

Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно деловые письма несут в себе волю не одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации.

Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма - это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Таким образом, деловое письмо состоит из самой рамки письма, и внутри данной рамки располагается текст. Помимо текста письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате).

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов России.

Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой и аккуратно обрезанной.

Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки текст печатается через полтора-два интервала желательно избегать переноса слов.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.

На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо - в течение десяти дней если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней (1 месяца).

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

1) точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы

2) максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, однозначно выражающих суть

3) грамотность

4) корректность.

На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма.

Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 миллиметров) и А5 (148 x 210 миллиметров).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

1) 20 миллиметров - левое поле

2) 10 миллиметров - правое поле

3) 20 миллиметров - верхнее поле

4) 20 миллиметров - нижнее поле.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

Деловое письмо является документом надежного и доступного носителя информации.

Любое деловое письмо имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет вышеуказанный Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД ОК 011-93) (класс 0200000). Данный документ устанавливает: состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Для делового письма требуются следующие обязательные реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и организаций)

2) герб субъекта России (для государственных предприятий и организаций)

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если негосударственная организация

4) код организации

5) код формы документа

6) наименование организации

7) основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

8) идентификационный номер налогоплательщика

14) заголовок к тексту

15) текст документа

16) отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах)

17) подпись

18) отметка об исполнителе (фамилия или фамилия, имя, отчество и телефон)

19) идентификатор электронной копии документа.

При поступлении письма добавляются реквизиты:

1) резолюция

2) отметка о контроле.

Все документы состоят из отдельных реквизитов. Слово "реквизит" означает необходимое, требуемое. Совокупность реквизитов официального делового письма называется формуляром или формой. Чтобы деловое письмо отвечало своему назначению, оно обязательно должно быть составлено согласно форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая и доказательная сила. Например, когда это требуется для подтверждения конкретных фактов, событий или действий.

Перейдем к непосредственному оформлению делового письма.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках деловых писем в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации".

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках деловых писем согласно положению о Государственном гербе Российской Федерации на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Государственный герб Российской Федерации может изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Дополнительно на бланках деловых писем могут воспроизводиться утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территории или населенных пунктов.

Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) - символическое графическое изображение - помещают на бланках организаций согласно уставу организации. Размеры эмблемы не ограничены, но располагать ее необходимо в верхнем поле делового письма. Обычно эмблему размещают на левом поле документа на одном уровне с наименованием организации. Эмблемой нельзя заменять наименование организации.

Товарный знак или знак обслуживания воспроизводятся на бланке делового письма с соблюдением требований законодательства России о товарных знаках и знаках обслуживания (ныне это ч. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации). Товарный знак - это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (ст. 1477 Гражданского кодекса Российской Федерации (части четвертой) от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ (в ред. от 30 июня 2008 г.)).

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения либо их комбинации.

Зона и правила расположения товарного знака на бланках аналогичны эмблеме.

Если на бланке делового письма имеется Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта России, то эмблему или знак обслуживания (товарный знак) не изображают.

Код организации (юридического лица) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) при государственной регистрации. Код состоит из восьми чисел, последняя его цифра печатается через пробел. Данный код может быть заранее проставлен на документе, к примеру, еще в типографии при изготовлении бланков делового письма организации. Каждая цифра в данном коде имеет свое значение и несет определенную информацию в себе, например, отнесение организации к определенной отрасли, виду деятельности и т. п.

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

Код организации - это своеобразное подтверждение правомочности организации - автора делового письма.

Код формы документа проставляют согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в Классификатор управленческой документации (класс 0200000). Данный код может быть заранее нанесен на бланк делового письма. Код по ОКУД указывается справа от кода организации.

Наименование организации, от которой исходит деловое письмо, должно быть прописано в соответствии с наименованием, указанным в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, если сокращенного наименования не имеется, то полное наименование вышестоящей организации.

Сокращать названия организаций произвольным образом недопустимо. Сокращенные наименования организаций образуются следующим образом:

1) по первым буквам слов, входящих в наименования. Аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками

2) по начальным слогам букв, входящих в наименование

3) смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными. Все подобные слова пишутся слитно.

Сокращенное наименование должно быть обязательно закреплено в учредительных документах организации.

Аналогично поступают и с наименованием на иностранном языке. Если оно имеется и закреплено в уставе организации - его располагают ниже наименования на русском языке. При этом имеются следующие варианты расположения наименований на русском и иностранном языках:

1) данные наименования располагаются симметрично справа и слева вдоль верхнего поля делового письма

2) либо продольно: строка - на русском языке, строка - на иностранном языке.

Наименования организаций регионов России, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - на национальном и русском.

Наименование филиала, территориального отделения, иного структурного подразделения, представительства организации указывается в том случае, если деловое письмо исходит именно от данного структурного подразделения, а не от главной организации, и располагается ниже наименования организации.

Автором делового письма может быть и должностное лицо, представляющее конкретную организацию.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает в себя 13 знаков.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно десять и девять знаков.

Реквизит "справочные данные об организации" используется только в служебных и деловых письмах. Подобные данные необходимы для почтовой и иной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в деловом письме.

Итак, справочные данные об организации - это почтовый и электронный адреса, номера контактных телефонов, факсов, номер и реквизиты счета в банке, а также иные сведения по усмотрению организации.

Многие деловые письма имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок. Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактного телефона. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел, номер дела и т. д.

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий и наименований, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц)

2) название улицы, номер дома, номер корпуса дома, номер квартиры

3) название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.)

4) название области, края, автономного округа, автономной области, республики

5) страна (для международных почтовых отправлений)

6) почтовый индекс.

Почтовый адрес в международных деловых письмах состоит из номера дома и улицы местности названия округа, штата или провинции почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить и название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или письмо личного характера человеку на адрес организации), то используют сокращение c/o (care of).

Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и/или адресата. К примеру, "авиапочтой", "заказной корреспонденцией", "до востребования", "личное" и пр.

Для более быстрой и оперативной связи с организацией, конечно же, используются номер телефона, факса, телетайпа, адрес электронной почты и др.

Банковские реквизиты необходимы только на деловых письмах, которые касаются расчетно-денежных операций (к примеру, это гарантийные письма).

Деловое письмо является единственным документом, на котором не указывается наименование.

Дата делового письма - это дата его создания, подписания, принятия, согласования или утверждения. Если авторами делового письма являются несколько организаций, то датой письма будет служить наиболее поздняя дата его подписания.

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: сначала день месяца, затем месяц и год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными между собой точкой, год оформляется четырьмя арабскими цифрами. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используется именно пара цифр, а не одна цифра, то есть для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется "0".

К примеру, дату 12 марта 2008 г. необходимо оформлять следующим образом: 12.03.2008.

Обозначения "год", "года", "г." не проставляются.

Можно прописать и словесно-цифровым способом: 12 марта 2008 г. или, например, изменить последовательность (сначала год, затем месяц и число): 2008 марта 12. Здесь также обязательно добавление "0" для чисел с 1 по 9. При способе написания, когда месяц прописывается словами, необходимо обязательно после цифр, обозначающих год, ставить букву "г." с точкой или слово "год". Данный метод в нашей стране практически не применяется.

При датировании деловых писем не допускается использование римских цифр.

Во многих современных организациях можно обратить внимание на достаточно распространенную ошибку при датировании документов, в том числе и деловых писем: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Но дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее его, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставлять от руки при подписании документа.

Движение деловых писем (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией.

Регистрационный номер (индекс) делового письма состоит из его порядкового номера. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он был включен в информационный массив организации и находится под контролем и ответственностью.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (именно в деловых письмах-ответах) включает регистрационный номер (номера) и дату документа (письма), на который дается ответ. К примеру, данный реквизит может быть оформлен следующим образом: "На N ________ от "____" ____________ г." и заполняется только в той ситуации, когда составляется ответ на поступившее в организацию письмо. С поступившего письма переписываются его регистрационный номер и дата поступления и вбиваются в деловое письмо. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы организации с входящей и исходящей корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ нежелательно употребление слов "ваше", "наше", "ваш" и т. п.

В каждом документе должно быть обязательно указано место его составления или издания, то есть название местности, области, города или территории, где был создан документ. В деловых письмах обычно подобная информация содержится в справочных данных об организации.

Адресатами могут быть организации, их различные структурные подразделения, должностные и даже физические лица. При адресовании делового письма конкретному физическому лицу (гражданину) или должностному лицу сначала указываются инициалы, затем фамилия.

Если лицо, на имя которого пишется деловое письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

Текстовое сокращение "гр." (от слова "гражданин") возможно только в тех случаях, когда лицо, которому адресовано деловое письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. При деловой переписке с различными организациями и фирмами зарубежных стран слова "господин", "госпожа", "господину" и т. п. передаются сокращениями "г.", "г-ну".

Наименование организации - получателя письма и (или) ее структурного подразделения необходимо указывать в именительном падеже. Недопустима, например, следующая адресация: "В фирму "Рога и Копыта" или "В организацию "Апельсин".

В целях ускорения исполнения делового письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном падеже.

Должность лица, которому адресовано деловое письмо, указывают в дательном падеже.

Если письмо адресуется руководителю организации (директору и т. п.), то название организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Если деловое письмо отправляется сразу нескольким адресатам (к примеру, в однородные организации) или в несколько структурных подразделений одной организации, то можно указать их обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке.

Можно в поле адресата включить и его почтовый адрес согласно почтовым правилам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, следом ее почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Для этого удобнее всего применять конверты с уже заготовленными и заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации.

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, следом его почтовый адрес.

Любое деловое письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами и в иных местах ставить не нужно.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, необходимо писать так, как они были даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

Когда отправляют большое количество писем, необходимо составить реестр на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

При отправлении деловых писем зарубежным адресатам реквизит "адресат" включает в себя инициалы имени и фамилию адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код либо индекс, название страны. Все составные части реквизита излагаются в той последовательности, которая соответствует традициям страны назначения делового письма.

Согласно международным стандартам составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв - тринадцатью. Если в строке более тринадцати знаков, то реквизит "адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения делового письма.

Если документ адресуется организации, вначале указывается ее название, затем почтовый адрес.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, сначала указывается его имя (либо инициалы имени), затем фамилия, должность, название организации (фирмы) и почтовый адрес. Если письмо направляется частному лицу, то порядок абсолютно такой же, только без должности и названия организации соответственно.

Заголовок к тексту должен нести в своем содержании основной вопрос, затронутый в данном деловом письме. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок должен быть кратким, лаконичным и емким, сформулирован одной фразой. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" или "об". Никакими кавычками и скобками заголовок не выделяется, пишется он с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа делового письма ниже реквизитов бланка (при угловом расположении реквизитов бланка). Подобное расположение сохраняется и при продольном расположении реквизитов. Но необходимо заметить в данном случае, что в типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусмотрено именно центрованное относительно текста делового письма или приказа расположение заголовка к тексту.

Заголовок обычно составляет исполнитель письма, так как он лучше ориентируется в тексте данного документа, знает, о чем он написан, и какой смысл в себе несет.

Если заголовок написан правильно и точно - то работнику, который разбирает и сортирует входящую корреспонденцию, должно быть сразу понятно, к какой категории писем относится данное деловое письмо и в какой отдел (службу, управление) следует его направить. Данный фактор важен и тогда, когда в письме конкретно не указан получатель (должностное лицо).

Заголовок также избавляет от необходимости читать все письмо целиком.

В заголовке нежелательно употреблять такие слова, как "касательно", "относительно", "касается", "по делу". Последнее выражение "по делу" характерно для юридических писем, писем, адресованных правоохранительным органам и т. п.

Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации, называется текстом официального документа.

Основные требования к текстам деловых писем:

1) краткость и точность изложения информации, исключение двоякого и иного толкования

2) достоверность, правдивость и объективность информации

3) составление по возможности простых (одноаспектных) писем, то есть содержащих в себе всего лишь один вопрос

4) структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение

5) распространенное использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст делового письма или приказа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов России в соответствии с законодательством нашей страны и законодательством регионов.

Необходимо уделять внимание языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов деловых писем используется деловой стиль со специфическими признаками:

1) без эмоциональной окраски, то есть нейтральный тон изложения

2) точность и ясность изложения, то есть исключение образных слов и выражений, использования уточнений и дополнений и пр.

3) краткость текста, исключение повторов, излишних, порой ненужных подробностей и деталей

4) употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, например, "сообщаем, что в период. ", "проверкой установлено, что. ", "доводим до вашего сведения, что. ", "сообщаем вам, что. ", "направляем на рассмотрение и утверждение. "

5) обязательно должна быть ограниченная сочетаемость слов "вносить предложения", а не "давать предложения" "предоставить кредит", а не "выдать кредит" "вступать в силу", а не "входить в силу" "обладать правом", а не "владеть правом" и мн. др.

6) использование отглагольных существительных: "оказать содействие", а не "посодействовать" "оказать поддержку", а не "поддерживать" "производить ремонт", а не "ремонтировать" и т. д.

7) безличный характер изложения текста делового письма

8) употребление специальных терминов

9) использование сокращенных слов

10) использование универсальных слов с неопределенным значением

11) исключение из текста архаизмов, таких как "сего года", "при сем направляем"

12) исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке: "продлить договор", а не "пролонгировать договор", как обычно пишут.

Тексты большого объема принято разделять на пункты, подпункты, разделы, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Тексты документов оформляют также в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "обладаете" или "были", "присутствовали" и т. п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Анкета может иметь следующие варианты изложения информации:

1) вопросы и отведенные места для ответов на них

2) вопросы и варианты ответа на них для выбора

3) отведенные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно, по его усмотрению.

Анкеты наиболее предпочтительны для кадровых документов и управления персоналом.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовок, имеющий самостоятельное значение, пишется с прописной буквы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. В таблицах принято употреблять общепринятые условные обозначения.

Если таблиц в документе несколько, то над каждой таблицей справа пишут слово "Таблица" и указывают ее порядковый номер (без самого знака "N"). В тексте делового письма обязательно должны быть ссылки на все содержащиеся в тексте таблицы.

Связный текст состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления делового письма или приказа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Максимальная длина стандартной строки делового письма обычно равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 сантиметров. Обычно строка вмещает от 60 до 62 знаков. Именно такая длина строки объясняется тем, что наиболее употребляемым форматом при составлении деловых писем является формат А4.

В тексте письма, подготовленного на основании писем других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Самое сложное в тексте делового письма - изложить суть дела. Для этого необходимо правильно употреблять слова и словосочетания с учетом их значения и формы. При составлении текстов деловых писем нужно учитывать нормы словообразования, управления и употребления предлогов.

Отметка о наличии приложения делается в том случае, если к письму прилагаются какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово "Приложение", затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Подпись - это собственноручная роспись полномочного должностного лица.

Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля.

В состав реквизита "Подпись" входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, то есть с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке)

2) личная подпись

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении делового письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует на момент его отправления, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего деловое письмо (например, рядом ставится "и. о.", "зам." и т. п.), и его фамилия.

Если в реквизите "Подпись" наименование должности пишется в две и более строк, то личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки.

Подпись располагается после текста документа (на последней странице делового письма) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях, во избежание, к примеру, подделок в документах, допускается подписание документов постранично, а не после текста (то есть несколько, а не один раз).

Действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной подписи, то есть подписи руководителя, вырезанной на штампе. По рассматриваемому нами ГОСТу Р 6.30-2003 требуется именно личная подпись руководителя, проставляемая им от руки, и никакая иная.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При составлении текстов деловых писем необходимо соблюдать определенные правила. Нужно учитывать, что нежелательно составлять письма, включающие одновременно несколько разных вопросов. Письма, которые содержат в себе один вопрос, значительно быстрее обрабатываются и исполняются. Таким образом, деловые письма бывают одноаспектными и многоаспектными. Один аспект может составить и содержание всего письма, обычно такими письмами являются те, которые не требуют ответа (письма информационного характера). Для многоаспектных писем разработаны определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст подобного делового письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Но в настоящее время составляются деловые письма, которые имеют в себе всего один вопрос (аспект).

При составлении деловых писем не рекомендуется:

1) начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться

2) навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: "Просим изучить и решить вопрос положительно", "Просим утвердить", "Просим заключить договор поставки" и т. п.

3) побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами "срочно", "немедленно", "в самые короткие сроки". Лучше написать: "Просим Вас ответить до такого-то числа", "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении"

4) намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку следующего содержания "Предлагаем более внимательно изучить. ", "Просим детально проработать. " и пр.

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

1) отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией

2) оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа могут рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Обычно текст письма состоит из двух частей. В начале указываются причины, которые выступили основанием для составления письма (различные факты, события, ссылки на иные документы, мотивы и аргументы), далее излагаются выводы, предложения и просьбы.

При оформлении и составлении любого делового письма необходимо предварительно наметить логическую схему его содержания.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса

2) само содержание запроса

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале (документах и пр.)

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой

2) изложение самой просьбы

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему плодотворному сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Некоторые деловые письма могут содержать в себе только одну часть - сообщение, просьбу без указания причины, напоминание и т. д.

Должностные лица, уполномоченные подписывать деловые письма организаций, всегда выступают от имени организации, которая является автором данного документа. При переписке используются следующие формы изложения текста:

1) от первого лица множественного числа (просим, требуем, предлагаем, считаем)

2) от третьего лица единственного числа (кафедра предлагает, организация выступает, компания просит, фирма направляет)

3) от третьего лица множественного числа (руководство акционерного общества и его акционеры обращаются к Вам, структурные подразделения организации предлагают Вашей компании и пр.).

Должностное лицо при переписке может излагать текст и от первого лица (предлагаю, считаю, прошу). Но это возможно при личном обращении к адресату письма или когда деловое письмо составляется на должностных бланках.

В современной деловой переписке принято употребление вежливых обращений, таких как "Уважаемый Александр Иванович!", "Уважаемый господин директор!", "Уважаемая госпожа Наумова!", "Уважаемые партнеры!", "Уважаемые господа!", "Уважаемые коллеги!".

Обязательно нужно ставить после подобного обращения восклицательный знак.

Подобное обращение необходимо печатать на отдельной строке по центру либо ставить в начале текста письма, отделяя от остального текста запятой и начиная сам текст со строчной буквы.

Таким образом, вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула - на правой, в конце основного текста. Обе формулы пишутся на отдельных строках.

В самом конце делового письма по правилам нужно использовать заключительную вежливую форму.

Данная форма печатается на отдельной строке, обязательно с красной строки и отделяется от наименования должности запятой.

Если в начале письма была использована форма "Уважаемый. ", то завершать письмо формой "С уважением. " не следует. Лучше использовать любую другую приемлемую форму.

Относительно синтаксиса деловых писем можно добавить следующее. Характерной особенностью является то, что порядок слов и предложений должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает именно к концу предложения. Таким образом, вначале необходимо вводить вспомогательную информацию, а уже затем основную (главную) мысль. Причем основная информация помещается после сказуемого, а вспомогательная информация - в начале предложения и до сказуемого. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

Самой частой ошибкой, встречающейся в текстах деловых писем, является дубляж стандартизированных документов. К примеру, нет необходимости в составлении делового письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения. Для этого нужно только ограничиться пропуском на территорию организации или его паспортом и устной информацией.

Не следует начинать текст письма с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Лишним будет также указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо, так как данный реквизит написан на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.

Тексты деловых писем необходимо предварительно согласовать с заинтересованными должностными лицами организации (например, письма по кадровым вопросам согласовываются с начальником отдела кадров по финансовым вопросам - с главным бухгалтером и т. п.). Визы подобного согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.

Особенностью деловых писем в настоящее время является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может впоследствии стать источником помех и разногласий, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал, но и об организации, которую он представляет. В конечном итоге письмо может или создать хорошую репутацию человеку или организации, или, наоборот, вызвать негатив. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, не исключено, что к вашему письму, оставленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки. Помните, что время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошо вложенный капитал.

Образцы стандартных фраз в деловой переписке:

1. В соответствии с Вашим письмом.

2. В соответствии с письмом заказчика (клиента и т. п.).

3. В соответствии с протоколом.

4. В целях усиления охраны имущества.

5. В ответ на Вашу просьбу.

6. В подтверждение нашего телефонного разговора.

7. В подтверждение нашей договоренности.

8. В порядке оказания технической помощи.

1. Сообщаем, что задержка в отгрузке. произошла ввиду.

2. Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение.

3. Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

4. Извещаем, что мы.

5. Доводим до Вашего сведения, что.

6. Сообщаем, что, к сожалению, не можем.

1. Просим Вас проверить ход выполнения работ.

3. Прошу сообщить данные о производительности.

4. Просим оказать содействие.

5. Просим выслать в наш адрес.

Предложения:

1. Мы можем предложить Вам.

2. Предлагаем Вам приобрести.

3. Мы можем рекомендовать Вам.

Приглашения:

1. Приглашаем Вас принять участие в выставке.

2. Просим принять участие в обсуждении договора с рекламодателями.

3. Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить.

Отказы и отклонения предложения (проекта):

1. Присланный Вами проект договора с верстальщиком на сумму. нами не может быть утвержден по следующим причинам.

2. Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам.

3. Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет.

4. Напоминаем Вам, что срок предоставления образцов заканчивается.

1. Оплату гарантируем.

2. Сроки выполнения работ и оказания услуг гарантируем.

3. Качество изделий гарантируем.

Заключительные слова:

1. Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

2. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

3. С пожеланиями успехов.

4. Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

5. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Далее перечислим названия документов, которые пишутся только с прописной буквы в тексте деловых писем.

1. Конституция Российской Федерации.

2. Декларация прав и свобод человека и гражданина.

3. Федеральный конституционный закон (перед названием данного нормативного акта).

4. Федеральный закон (перед названием данного нормативного акта).

5. Закон Российской Федерации (перед названием данного нормативного акта).

6. Указ Президента Российской Федерации (перед названием данного нормативного акта).

7. Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (перед названием данного нормативного акта).

8. Уголовный кодекс Российской Федерации.

9. Таможенный кодекс Российской Федерации и т. п.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия, родового слова, такие как инструкция, устав, положение, пишутся с прописной буквы и без каких-либо кавычек.

Со строчной буквы пишутся:

1) постановление Правительства Российской Федерации

2) решение Администрации Октябрьского района г. Саратова

3) постановление мэра г. Мурманска

4) распоряжение главы администрации муниципального района

5) приказ начальника отдела кадров.

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в соответствующее название.

Средние учебные заведения неединичного характера, такие как школы, училища, техникумы, колледжи, пишутся со строчной буквы.

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия имена собственные: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержи населения, Учреждение юстиции по Волгоградской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Названия организаций неединичного (неединственного) характера пишутся всегда со строчной буквы: бюро инвентаризации г. Сызрань, детская поликлиника N 17 Ленинского района г. Саратова.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: банки г. Москвы, нотариальная палата Санкт-Петербурга.

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, за исключением родовых обозначений.

Станции метро следует писать без кавычек с прописной буквы первое слово и имена собственные.

С прописной буквы пишется первое слово в таких словах, как Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение (высшего профессионального образования, к примеру), Волгоградская государственная медицинская академия.

Использование сокращенных слов (так называемых аббревиатур) иногда бывает необходимо, чтобы сократить текст делового письма, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов и (или) словосочетаний.

В настоящее время существуют лексические и графические сокращения. Примером лексического сокращения может служить знаменитый КВН и слово "кавээновец".

Примером графического сокращения могут послужить сокращения: т. е. - то есть, т. п. - тому подобное, т. к. - так как, т. д. - так далее, пр. - прочее.

При составлении текстов деловых писем нередко возникает вопрос, а как же правильно и грамотно сократить слова? На данный момент стандартизированы некоторые принятые виды сокращений, такие как:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г. - город, обл. - область)

2) названия месяцев (янв. - январь, дек. - декабрь)

3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (см - сантиметр, кг - килограмм, мм - миллиметр, км - километр)

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Сбербанк, квит. N - квитанция N, расч. счет - расчетный счет, кор. счет - корреспондентский счет)

5) названия документов (рассматриваемый нами ГОСТ, к примеру)

6) наименования должностей, ученых званий, степеней (проф. - профессор, доц. - доцент, к. ю. н. - кандидат юридических наук, д. м. н. - доктор медицинских наук, зам. - заместитель, зав. - заведующий, и. о. - исполняющий обязанности).

Написание дат в деловых письмах подчиняется следующим правилам: если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план научных изысканий на 2009 год, бюджет на 2008 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

в марте 2009 г. в июне - июле 2008 г. в первом квартале 2006 г. в I - II кварталах 2004 г. в первом полугодии 2005 г.

Слова "год" и "годы" сокращаются до "г." и "гг.", если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Рекомендуется опускать слово "год" при его цифровом обозначении при датах в круглых скобках. Это обычно даты рождения и (или) смерти лиц.

Номера телефонов принято писать следующим образом. Необходимо отделять дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита "Отметка об исполнителе" в правовых актах и деловых письмах).

В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры (выше мы уже показали данный пример).

Двойные номера домов принято писать через косую черту. Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома.

Наиболее часто употребляемые сокращения слов:

1) абз. - абзац

2) бул. - бульвар

3) г. гг. (при цифрах) - год, годы

4) г. гг. (без цифр) - город, города

5) г-ну - господину

6) гр-н, гр-не - гражданин, граждане

7) гр-ка, гр-ки - гражданка, гражданки

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Михаил Петрович!

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Источники:
sashakarepina.com, www.hr-portal.ru

Читать дальше:


Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения



Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 316)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 312)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 273)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 254)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 195)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец