Главная » Регистрация и виды писем

Как оформить официальное письмо образец

Как оформить деловое письмо

Как грамотно написать деловое письмо Труднее всего человеку дается то, что дается не ему. Жванецкий. Наверное, каждому хоть раз в жизни. Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их. Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю.

Как оформить официальное письмо образец

Деловое письмо методика составления и правила оформ ления практ. Ны все реквизиты письма и правила оформления бланков писем. Даны. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более. Деловое письмо это документ, применяемый для связи, передачи информации. Однако существуют общие требования составления и оформления.

Деловое письмо

1. Деловые письма оформляются на бланках для писем. на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

Как оформить официальное письмо образецадресат

дата

индекс документа

ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом

заголовок к тексту

текст

возможно отметка о наличии приложения

подпись

фамилия и телефон исполнителя

Основными частями международного делового письма являются шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица ссылки и дата, внутренний адрес, приветствие, основная часть письма, заключительные фразы, подпись

3. Письмо составляется только по одному вопросу. например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО Глория

Отдел сбыта

или

АО Глория

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО Глория

Начальнику отдла сбыта

О.И.Бендеру

123100 Москва

Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах н азвание вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата. Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса. если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: Об изменении. , О создании. , О проведении. и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы

- в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть: В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов Малыш 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные: вниманию конкретного лица краткое содержание письма приложение и копии постскриптум заглавие листа продолжения.

Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма п ишется слово: «Приложение» (или Приложение №____)» Если приложений несколько, то указывается их число. В указании на приложения рекомендуется перечислить посылаемые материалы, в особенности, когда это важные или ценные документы. В названиях материалов все слова, кроме предлогов, пишутся с прописной буквы:

Приложения: кассовый чек, страховой полис, счет-фактура, договор.

Приписка в нижней части письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно информировать адресата или чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Приписка начинается с сообщения P.S. (читается Postscript) в конце приписки снова ставится подпись.

Письма обычно пишутся только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на лицевой стороне бланка, оно пишется на двух или нескольких листах, причем используется также лишь одна сторона каждого листа. В качестве дополнительных рекомендуется употреблять листы с названием организации, напечатанным типографским способом в левом верхнем углу, с отступом в 1см. от верхнего края листа рядом в правом верхнем углу, должны быть напечатаны слова: лист для продолжения письма №: Под названием организации отправителя пишется имя лица или наименование организации, которой адресуется письмо, а также дата письма. Если эти слова не пишутся, то в таких случаях на дополнительных листах проставляются номера страниц: на первой дополнительной странице ставится номер 2, на второй номер три и т.д. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО “Арт Компакт”

1996-06-01

Страница 2

Или:

ООО “Арт Компакт” 2 1996-06-01

Официальное письмо на английском

Сегодня благодаря мобильной связи и интернету писать письма в привычном нам понимании нет необходимости. Однако эти новшества коснулись далеко не всех сфер жизни. Например, если вы пишете деловое письмо, то вам нужно будет сделать это с соблюдением всех правил. Сопроводительная корреспонденция, деловая корреспонденция, жалобы – все эти письма до сих пор выглядят так, ка несколько десятилетий назад.

Очень важно, чтобы ваши послания производили необходимый эффект на получателя. Чтобы этого достичь, они должны быть:

  • в правильном формате
  • краткими и по делу
  • содержательными
  • грамматически и орфографически правильными
  • вежливыми даже в том случае, если вы пишете жалобу.
  • Если вы пишете ответное письмо, обратите внимание при его оформлении на то, как было оформлено полученное вами.

    Формат официального письма на английском языке

    Получатель ожидает от вашего послания определенных соответствий. Если их не будет, ваше послание, скорее всего, произведет плохое впечатление.

    Послание, оформленное в стандартном формате, выглядит приблизительно так. Обратите особое внимание на пояснения.

    Пример оформления письма:

    Деловое письмо деловая переписка

    "Кадровый вопрос", 2013, N 11

    ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловая переписка

    Деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.

    Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

    И даже несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент - большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как их правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

    Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу".

    В настоящее время во многих странах происходит процесс унификации формы деловых писем. К примеру, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, который называется Zip-Cole (в переводе означает "код-молния"). В Америке из-за широкой автоматизации информационных процессов в управлении в век компьютеризации американское деловое письмо переживает "второе рождение".

    Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, и графику, и пунктуацию.

    Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.

    Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя). Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму.

    Вежливость и точность неотъемлемы в деловой корреспонденции и оформлении деловых писем, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо.

    Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

    Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

    Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно они несут в себя не волю одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации.

    Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту. Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации.

    Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном, а не в хаотичном порядке.

    Бланк официального письма - это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Таким образом, мы представляем себе, что деловое письмо состоит из самой рамки письма и внутри данной рамки располагается текст. Помимо текста, письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате).

    Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

    Как мы уже указали ранее, допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ.

    Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.

    Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки текст печатается через полтора-два интервала желательно избегать переноса слов.

    Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах.

    На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо - в течение десяти дней если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней (целого месяца).

    К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

    - точность и ясность изложения мыслей - короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы

    - максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть

    - грамотность

    - корректность.

    Но все данные требования и правила мы подробнее рассмотрим далее.

    На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма.

    Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

    Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 миллиметров) и А5 (148 x 210 миллиметров).

    Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    20 миллиметров - левое поле

    10 миллиметров - правое поле

    20 миллиметров - верхнее поле

    20 миллиметров - нижнее поле.

    Бланки документов оформляют в соответствии с приложением, которое будет указано нами ниже. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

    Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

    Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

    - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)

    - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

    - общий бланк

    - бланк письма

    - бланк конкретного вида документа.

    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

    Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

    Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

    При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.

    Многие советуют верхнюю часть делового письма делать более насыщенной и интересной, а нижнюю более "устойчивой". Это положительно влияет на способности человеческих глаз. Наверное, по данной причине эмблемы и товарные знаки организаций, которые обычно яркие и интересные, располагают в самом начале (вверху) письма.

    Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей всех документов, которые входят в состав унифицированной системы документации, и, конечно же, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

    Документы, входящие в состав унифицированных систем документов, состоят из трех основных частей. Данные части располагаются в пределах четко разграниченных зон. Подобное построение документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его содержания и текста.

    Установление подобных стандартов на формуляры-образцы определяет и требования к бланку официального делового письма. Данное обстоятельство вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Все вышеперечисленное способствует:

    - организованности процесса централизованного изготовления бланков для деловых писем

    - уменьшению стоимости машинописных работ

    - сокращению затрат времени и сил на составление, написание и оформление писем

    - облегчению поиска необходимой информации в тексте деловых писем

    - внедрению вычислительной и иной техники при обработке писем.

    Формуляр-образец помогает сконструировать документы любого уровня для управленческой и иной документации.

    Деловое письмо является документом более надежного и доступного носителя информации.

    По содержанию деловых писем можно выделить следующие их виды:

    - коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов

    - деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т. п.

    - нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо - представление фирмы и т. п.

    - личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т. п.

    - пресс-релизы: письма для прессы.

    По форме деловые письма могут быть:

    - письмо-напоминание - факт напоминания

    - гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, например места работы, проведения исследований, заключение или продление договора и т. п. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным

    - письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт

    - письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы

    - информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях

    - письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем

    - инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов

    - сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму

    - письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

    В целом же все деловые письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

    а) письма, требующие письма-ответа

    б) письма, не требующие письма-ответа.

    Любое деловое письмо имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Данный документ устанавливает: состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

    Например, Стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа.

    Для делового письма требуются следующие обязательные реквизиты:

    - Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и организаций)

    - герб субъекта РФ (для государственных предприятий и организаций)

    - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если не государственная организация

    - код организации

    - код формы документа

    - наименование организации

    - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

    - текст документа

    - отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах)

    - подпись

    - отметка об исполнителе (фамилия или фамилия, имя, отчество и телефон)

    - идентификатор электронной копии документа.

    При поступлении письма добавляются реквизиты:

    - резолюция

    - отметка о контроле.

    Все документы состоят из отдельных реквизитов. Слово "реквизит" происходит от латинского слова "reguisitum", что означает "необходимое", "требуемое". Совокупность реквизитов официального делового письма называется формуляром или формой. Чтобы документ (приказ или деловое письмо) отвечал своему назначению, он обязательно должен быть составлен согласно форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления разнообразных документов зависит их юридическая и доказательная сила. Например, когда это требуется для подтверждения конкретных фактов, событий или действий.

    Расскажем конкретно про оформление реквизитов делового письма.

    Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках деловых писем в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

    Порядок применения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации установлен Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Есть еще ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". Он был принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст.

    А именно: изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках деловых писем согласно Положению о Государственном гербе Российской Федерации на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

    В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

    Государственный герб Российской Федерации может изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

    Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

    Дополнительно на бланках деловых писем могут воспроизводиться утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территории или населенных пунктов (требования к их оформлению ГОСТом не указываются).

    Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ либо буквенное изображение. Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организаций согласно уставу организации. Размеры эмблемы не ограничены, но располагать ее необходимо в верхнем поле делового письма. Обычно эмблему размещают на левом поле документа на одном уровне с наименованием организации. Обратите внимание на то, что эмблемой нельзя заменять наименование организации.

    Товарный знак или знак обслуживания воспроизводятся на бланке делового письма с соблюдением требований законодательства России о товарных знаках и знаках обслуживания (ныне это часть четвертая Гражданского кодекса Российской Федерации). Товарный знак - это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (ст. 1477 Гражданского кодекса РФ).

    Правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации. Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный в должном порядке товарный знак выдается соответствующее свидетельство.

    Владелец товарного знака имеет исключительное прав пользоваться и распоряжаться своим товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

    В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения либо их комбинации.

    Зона и правила расположения товарного знака на бланках аналогичны эмблеме.

    Если на бланке делового письма имеется Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ, то эмблему или знак обслуживания (товарный знак) не изображают.

    Код организации (юридического лица) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) при государственной регистрации. К примеру, в г. Москве любая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате и иметь свидетельство о том, что она внесена в специализированный реестр. После данной процедуры Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код состоит из восьми чисел, последняя его цифра печатается через пробел, к примеру 0608945 6. Данный код может быть заранее проставлен на документе, к примеру еще в типографии при изготовлении бланков делового письма организации. Каждая цифра в данном коде имеет свое значение и несет определенную информацию в себе, например отнесение организации к определенной отрасли, виду деятельности и т. п.

    Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

    Код организации - это своеобразное подтверждение правомочности организации - автора делового письма.

    Код формы документа проставляют согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в Классификатор управленческой документации (класс 0200000). Данный код может быть заранее нанесен на бланк делового письма. Код по ОКУД указывается справа от кода организации.

    Наименование организации, от которой исходит деловое письмо, должно быть прописано в соответствии с наименованием, указанным в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, если сокращенного наименования не имеется, то полное наименование вышестоящей организации.

    Сокращать названия организаций произвольным образом недопустимо. Сокращенные наименования организаций образуются следующим образом:

    - по первым буквам слов, входящих в наименования. К примеру, МИД (Министерство иностранных дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками

    - по начальным слогам букв, входящих в наименование, к примеру Газпром (Газовая промышленность)

    - смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными. ГидропромНИИ (Гидропромышленный научно-исследовательский институт). Все подобные слова пишутся слитно.

    Наименования организаций регионов России, имеющих вместе с русским языком в качестве государственного национальный язык (к примеру, татарский или башкирский), печатают на двух языках - на национальном и на русском.

    Если у организации есть сокращенное наименование - его указывают ниже полного в скобках.

    Образец.

    Общество с ограниченной ответственностью

    "Инновационные и компьютерные технологии"

    (ООО "Инновкомтех")

    МОСКОВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

    Саратовский филиал

    Сокращенное наименование должно быть обязательно закреплено в учредительных документах организации.

    Аналогично поступают и с наименованием на иностранном языке. То есть если оно имеется и закреплено в уставе организации - его располагают ниже наименования на русском языке. При этом имеются следующие варианты расположения наименований на русском и иностранном языках:

    - данные наименования располагаются симметрично справа и слева вдоль верхнего поля делового письма

    - либо продольно: строка - на русском языке, строка - на иностранном языке.

    Образец.

    Международная промышленная International Industrial

    корпорация "Мир" Corporation "World"

    Международная промышленная корпорация

    "Мир"

    International Industrial Corporation

    "World"

    Наименование филиала, территориального отделения, иного структурного подразделения, представительства организации указывается в том случае, если деловое письмо исходит именно от данного структурного подразделения, а не от главной организации, и располагается ниже наименования организации.

    Автором любого делового письма может быть и должностное лицо, представляющее конкретную организацию.

    Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает в себя 13 знаков.

    Образец.

    ОГРН 2148811250687

    Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно десять и девять знаков, к примеру ИНН 3439019571/781001001.

    Реквизит "Справочные данные об организации" используется только в служебных и деловых письмах и не проставляется на внутренних документах организации (например, на приказах). Подобные данные необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной и электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в письме.

    Таким образом, справочные данные об организации - это почтовый и электронный адреса, номера контактных телефонов, факсов, номер и реквизиты счета в банках и иные сведения по усмотрению организации.

    По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер. Многие деловые письма имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок.

    Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактного телефона. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т. д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

    В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий и наименований, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

    - наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц)

    - название улицы, номер дома, номер корпуса дома, номер квартиры

    - название населенного пункта (города, поселка, деревни и т. п.)

    - название области, края, автономного округа, автономной области, республики

    - страна (для международных почтовых отправлений)

    - почтовый индекс.

    Почтовый адрес в международных деловых письмах состоит обычно из номера дома и улицы местности названия округа, штата или провинции почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить и название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или письмо личного характера человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of).

    Образец.

    Mr John Black

    Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и (или) адресата.

    Образец.

    (By) Air Mail Авиапочтой

    Poste Restante До востребования

    To be called for До востребования

    Printed matter Бандероль

    Please forward Пожалуйста, направьте

    To be forward Переслать (отправить по месту назначения)

    If undelivered, return to: В случае неполучения адресатом письма вернуть

    Urgent Срочное

    Personal Личное

    Confidential Конфиденциальное

    Письмо, помеченное Personal (личное), не должно распечатываться никем, кроме самого адресата письмо, помеченное Confidential (конфиденциальное), может быть распечатано также личным помощником или секретарем.

    В аналогичном порядке производится и написание адреса отправителя.

    Образец.

    Большая Садовая ул. д. 239/241, г. Энгельс

    Саратовская область, 404670

    Для более быстрой и оперативной связи с организацией, конечно же, используются номер телефона, факса, телетайпа, адрес электронной почты и др.

    Образец.

    Тел. (8452) 49-79-29, факс: 49-79-70

    Банковские реквизиты необходимы только на деловых писем, которые касаются расчетно-денежных операций (к примеру, это гарантийные письма).

    Образец.

    Счет N 42307.810.5.5611.5305487

    Банк получателя: Саратовское ОСБ

    N 8622 АК Сбербанк

    Российской Федерации, г. Саратов

    БИК 046311649

    Корреспондентский счет 30101810500000000649

    Получатель: ИНН 7707083893

    КПП 645531002

    АК Сбербанк Российской Федерации

    фил. Ленинского отд. N 7324/0279

    г. Саратов, расчетный счет 47422810656119910001

    Назначение платежа: "Зачисление на счет N. "

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не указывается наименование. Остальные документы, например приказ, акт, идут со своим названием.

    Образец.

    ООО "Дети Арбата"

    ПРИКАЗ

    За границей каждая фирма тоже имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах Америки называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store). Типичные примеры товариществ: Black, Smith Johnson, Brown Co, Baker Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (plc), а частные компании с ограниченной ответственностью - слово "Limited" (Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словами "Company" (Co), "Corporation" (Corp) или "Incorporated" (Inc) Pty Ltd (Propriety Limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке Pte Ltd - сокращение, используемое частными компаниями в Сингапуре.

    Дата делового письма - это дата его создания, подписания, принятия, согласования или утверждения. Если авторами делового письма являются несколько организаций, то датой письма будет служить наиболее поздняя дата его подписания.

    Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: сначала день месяца, затем месяц и год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными между собой точкой, год оформляется четырьмя арабскими цифрами. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используется именно пара цифр, а не одна цифра, то есть для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется "0".

    К примеру, дату 2 октября 2013 г. необходимо оформлять следующим образом: 02 октября 2013. Обозначения "год", "года", "г." не проставляются.

    Можно и словесно-цифровым способом прописать: 2 октября 2013 г. или, например, изменить последовательность (сначала год, затем месяц и число): 2013.10 февраля. Здесь также обязательно добавление "0" для чисел с 1 по 9. При первом способе написания, когда месяц прописывается словами, необходимо обязательно после цифр, обозначающих год, ставить букву "г." с точкой или слово "год". Данный метод в России практически не применяется.

    При датировании документов и служебных писем не допускается использование римских цифр.

    В Великобритании обычно порядок таков: день, месяц, год - 10 декабря 19. или 10-е декабря, 19.

    Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Декабрь 10, 19. (форма 10 декабрь 19. также широко используется в Соединенных Штатах Америки).

    Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке - год, месяц и день: 19. -12-10.

    Другие цифровые формы, как 10-12-19. 10 декабря 19. 10/12/19. не должны применяться в деловых письмах, так как они легко могли бы внести путаницу, и 10/12 означает то ли 10 декабря то ли 12 октября?

    Во многих современных организациях можно обратить внимание на достаточно распространенную ошибку при датировании документов, в том числе и служебных писем: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении. Но дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее его, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставлять от руки при подписании документа.

    Движение деловых писем и вообще документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией. Данный порядок обязателен для всех документов, "требующих учета, исполнения и использования в справочных целях" (п. 7.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), то есть регистрируются организационно-распорядительные, финансовые, кадровые и иные документы.

    Регистрация делового письма либо приказа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт его создания, отправления или получения (пп. 65 п. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98).

    Регистрация деловых писем и иных документов осуществляется в следующих целях:

    - происходит количественный учет документов, который необходим для подсчета объема документооборота

    - обеспечивается сохранность документов и устраняются возможности их утраты или потери

    - восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий

    - обеспечивается возможность ведения контроля исполнения различных документов, в том числе деловых писем и приказов

    - обеспечивается возможность ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников организации и внешних потребителей.

    Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Все регистрационные номера присваиваются в пределах одного календарного года.

    Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно друг от друга.

    Регистрационный номер (индекс) делового письма состоит из его порядкового номера. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

    Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он был включен в информационный массив организации и находится под контролем и ответственностью.

    Образец.

    N 1234/06-11 или N 120/01-06/11

    Организация по своему усмотрению может проставить индекс дела по номенклатуре дел, а также добавить информацию о корреспонденте, исполнителе письма и пр. Если деловое письмо исходит от нескольких организаций, то регистрационный номер должен состоять совместно из регистрационных номеров, присваиваемых ему каждой из организаций. Проставляются данные регистрационные номера через косую черту в порядке указания авторов в деловом письме.

    Образец.

    письмо N 67/52

    Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях и филиалах организации. Но новый номер присваивать недопустимо. Документ должен регистрироваться под тем же номером, который был ему присвоен в главной организации.

    Не подлежат регистрации:

    - письма, присланные для сведения (копии)

    - письма о разрешении отпусков и командировок

    - сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

    - претензии

    - поздравительные письма

    - корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "лично" и общественным организациям, и пр.

    Ссылка на регистрационный номер и дату документа (именно в деловых письмах-ответах) включает регистрационный номер (номера) и дату документа (письма), на который дается ответ. К примеру, данный реквизит может быть оформлен следующим образом: "На N _____ от "__" ________________ г." и заполняется только в той ситуации, когда составляется ответ на поступившее в организацию письмо. С поступившего письма переписываются его регистрационный номер и дата поступления и вбиваются в деловое письмо. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы организации с входящей и исходящей корреспонденцией.

    Образец.

    На N 2143/02-08 от 24 февраля 2013 г.

    При ссылке на входящий документ нежелательно употребление слов "ваше", "наше", "ваш" и т. п.

    Ни в коем случае не следует помещать данный реквизит в самом тексте письма.

    В каждом документе должно быть обязательно указано место его составления или издания, то есть название местности, области, города или территории, где был создан документ. В деловых письмах обычно подобная информация содержится в справочных данных об организации.

    Адресатами могут быть организации, их различные структурные подразделения, должностные и даже физические лица. При адресовании делового письма конкретному физическому лицу (гражданину) или должностному лицу сначала указываются инициалы, затем фамилия.

    Образец.

    А. В. Наумову

    ул. Уфимцева, д. 6,

    корп. 2, кв. 69.

    Саратов, 410035

    Если лицо, на имя которого пишется деловое письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.

    Образец.

    Акад. А. И. Демидову

    Проф. В. А. Абдулову

    Д. ю. н. П. П. Николаеву

    К. ю. н. Н. Н. Оверьянову

    Текстовое сокращение "гр." (от слова "гражданин") возможно только в тех случаях, когда лицо, которому адресовано деловое письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. При деловой переписке с различными организациями и фирмами зарубежных стран слова "господин", "госпожа", "господину" и т. п. передаются сокращениями "г.", "г-ну".

    Наименование организации - получателя письма и (или) ее структурного подразделения необходимо указывать в именительном падеже.

    Образец.

    Министерство образования и науки

    Российской Федерации

    Управление контроля качества образования

    Недопустимо адресование типа "Предприятию "Маяк" или "В фирму "Руслан и Людмила".

    В целях ускорения исполнения делового письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица - в дательном падеже.

    Образец.

    ОАО "Саратовский жировой комбинат"

    начальнику отдела кадров Е. Ю. Гришиной

    Образец.

    Генеральному директору

    Центра издательской и

    юридической деятельности "Апельсин"

    Л. В. Суняеву

    ОАО "СеверСталь"

    Главному бухгалтеру

    Е. А. Миненковой

    Мы выше указали, что если письмо адресуется руководителю организации (директору, генеральному директору и т. п.), то название организации должно входить в состав наименования должности адресата.

    Образец.

    Директору ЗАО "Рудники Китая"

    П. П. Плюшкину

    Можно в поле адресата включить и его почтовый адрес согласно почтовым правилам.

    Образец.

    Всероссийский государственный колледж строительства мостов и гидротехнических сооружений

    При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, следом ее почтовый адрес (мы уже указали выше образец). Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам. Для этого удобнее всего применять конверты с уже заготовленными и заранее напечатанными адресами.

    Площадь Свободы, д. 5,

    Новосибирск, 560700

    При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, следом его почтовый адрес.

    Образец.

    Косолапову М. М.

    ул. Бардина, д. 5, кв. 117

    г. Энгельс, Саратовская

    обл. 410067

    Любое деловое письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами и в иных местах ставить не нужно.

    Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, необходимо писать так, как они были даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

    Когда отправляют большое количество писем, необходимо составить список (реестр) на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

    При отправлении деловых писем зарубежным адресатам реквизит "Адресат" включает в себя инициалы имени и фамилию адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код либо индекс, название страны. Если письмо, к примеру, отправляется в Соединенные Штаты Америки, после названия города нужно указывать и штат при отправке писем в Великобританию указывается конкретное графство. Все составные части реквизита излагаются в той последовательности, которая соответствует традициям страны назначения делового письма.

    Согласно международным стандартам составные части реквизита выравниваются по левой его границе, как мы делали выше. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв - тринадцатью. Если в строке более тринадцати знаков, то реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения делового письма.

    Если документ адресуется организации, вначале указывается ее название, затем почтовый адрес.

    Если письмо адресуется должностному лицу организации, сначала указывается его имя (либо инициалы имени), затем фамилия, должность, название организации (фирмы) и почтовый адрес. Если письмо направляется частному лицу, то порядок такой же, только без должности и названия организации соответственно.

    Заголовок к тексту должен нести в своем содержании основной вопрос, затронутый в данном деловом письме. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

    Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? (например: Приказ о создании аттестационной комиссии) чего (кого)? (например: Должностная инструкция ведущего эксперта).

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

    Заголовок должен быть кратким, лаконичным и емким. Сформулирован он должен быть всего из одной фразы. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" или "об". Никакими кавычками и скобками заголовок не выделяется, пишется он с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа делового письма ниже реквизитов бланка (при угловом расположении реквизитов бланка).

    Источники:
    pofu.www55ququ.com, files.school-collection.edu.ru, greatstudy.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 312)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 301)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 264)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 242)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 190)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец