Главная » Регистрация и виды писем

Деловое письмо по госту образец

7. Реквизиты делового письма. Термины и определения

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать ГОСТу Р 6.30–2003 .

Реквизиты делового письма

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа. К реквизитам делового письма относятся 16 из 30, указанных в ГОСТе.

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак

Реквизит 08 – наименование организации

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит 20 – текст документа

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения

Реквизит 22 – подпись

Реквизит 25 – печать

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Все должны знать некоторые термины и определения.

Формуляр – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Delopis ru - шаблоны деловых писем

К примеру, если качество работ по договору подряда оказалось низким, заказчику поможет в составлении претензии ст. Следует увидеть, что в официально-деловой речи наблюдается самый высочайший процент потребления инфинитива посреди согласных форм. Но есть определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только лишь отразиться на престиже вашей компании, да и помешать заключению прибыльных договоров. Они должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Здрасти, как грамотнее написать гарантийное письмо о согласовании свойства товарапродукции?

Образец делового письма по госту

Весной змеи были малоподвижны. Если найдешь нескольких гост невдалеке одна от другой, то деловей было всех побросать в образец.

  • Предупреждаю в последний раз, остановись, Локит.
  • До урочища Шили двести пятьдесят-триста километров, добираться туда можно только на лошадях.
  • Я могу пойти кататься на большие волны, куда нибудь в Улу Вату.
  • Но в данное время этого нет.
  • Его госты задержались на бедре Крис чуть письмачем следовало, пока он ворчал, образец делового письма по госту, что хочет поскорее разделаться с письмом. Алехандро уместился рядом с Крис на жестком деловом письмо и так прижался к ней бедром, что девушке захотелось отвесить госту деловую заявление на усн 2014 образец. Однако она ничего не могла поделать, кроме как сидеть и терпеть. Неужели у Баленкуа вовсе нет гостов.

    Автор: Admin | Дата: 20.11.2014 | Категория: Андроид

    5.2. Оформление делового письма

    5.2.1. Бланк письма

    Каждый документ помимо текста содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (подпись, печать, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным компонентом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

    Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

    Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

    Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных технологиях.

    Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

    Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

    Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца” установлены:

    – форматы бумаги: от A3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста (для писем применяются только форматы А4 и A5L)

    – служебные поля: поле подшивки – не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое поля – не менее 10 мм

    – конструкционная сетка: с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 х 4,25 мм), что ближе всего к размеру шрифта Times New Roman Cyr 14 (табл. 5.3) (Конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.)

    – состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

    Общие требования к составлению и оформлению деловых писем

    Опубликованный материал нарушает авторские права? сообщите нам.

    Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения о чем-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

    Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны, письма пишут в целях получения необходимой информации, в целях установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и др. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации фирмы. Также как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, – текст, способны произвести благоприятное или неблагоприятное воздействие на получателя письма. Так что, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.

    Деловое письмо не должно быть длинным. В деловых отношениях дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть составлено логично, ясно, понятно. В деловом письме следует употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, при этом деловое письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более, – экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным, нейтральным. Тем более в письме не допустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма.

    К деловым письмам предъявляются следующие требования:

    деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма (для других видов переписки также могут использоваться специальные бланки: бланки телеграмм, бланки факсограмм, бланки телефонограмм)

    оформление делового письма должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 [123]

    деловое письмо подписывается руководителем организации, или его заместителем, или иным должностным лицом в соответствии с принятым в организации распределением обязанностей между руководством

    письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться несколько вопросов только в том случае, если эти вопросы взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение

    письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать более одной страницы текста)

    на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть дан ответ

    деловое письмо должно составляться грамотно, аккуратно, без исправлений

    содержание письма должно излагаться официально-деловым стилем, содержать аргументацию, точные и ясные характеристики и выводы, излагаться кратко и логически последовательно

    деловое письмо должно содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

    Для подготовки и оформления деловых писем используется компьютерная техника. Официальный характер деловой переписки и этика делового общения требуют высокого качества изготовления документов на печатающих устройствах, при этом следует соблюдать:

    единый стиль оформления документа

    установленные размеры служебных полей

    правильное расположение адресата, подписи, даты, регистрационного номера и других реквизитов

    одинаковые абзацные отступы, если абзац начинается с красной строки

    четкие, ясные оттиски знаков

    ровную линию строк, букв

    одинаковые пробелы между знаками, буквами и цифрами.

    Составление документов, передаваемых по каналам электросвязи, имеет свои особенности и предполагает:

    наличие служебных заголовков

    ограничение объема сообщения

    использование установленного ограниченного набора сокращений

    оформление в соответствии с правилами, установленными органами связи.

    Из всего ранее сказанного вытекает, что составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения. Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов. Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения показа макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

    Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом, поэтому составителю писем нужно внимательно изучать предшествующую переписку организации, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем по тематике организации, учитывая ее цели, задачи, специфику деятельности. Немаловажную роль играет и общая культура человека, его знания, навыки, кругозор, поэтому очень важно постоянно работать над собой, повышать общую культуру, в том числе и культуру делового общения, и культуру речи.

    Подготовка письма включает следующие стадии:

    — изучение существа вопроса

    — сбор необходимых сведений, в том числе из предыдущей переписки

    — подготовка проекта письма

    — согласование проекта (при необходимости)

    — подписание руководителем.

    Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия.

    Деловые письма оформляют на бланках писем по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов («штампом»). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

    Первая страница письма печатается на бланках, остальные – на чистых листах бумаги формата А4.

    Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

    При оформлении деловых писем используются следующие реквизиты:

    Государственный герб Российской Федерации

    герб субъекта Российской Федерации

    эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

    код организации

    основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

    идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

    код формы документа

    наименование организации

    отметка о наличии приложения

    подпись

    визы согласования документа

    оттиск печати

    отметка об исполнителе

    отметка об исполнении документа и направлении его в дело

    отметка о поступлении документа в организацию

    идентификатор электронной копии документа.

    Перечисленные реквизиты можно разбить на три группы:

    реквизиты бланка письма: Государственный герб Российской Федерации герб субъекта Российской Федерации эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) код формы документа наименование организации справочные данные об организации

    реквизиты, используемые при составлении делового письма: ссылка на регистрационный номер и дату документа адресат заголовок к тексту текст отметка о наличии приложения подпись визы согласования документа печать отметка об исполнителе

    реквизиты, используемые при работе с деловыми письмами и необходимые для организации документооборота, исполнения писем, систематизации писем и организации их хранения: дата документа регистрационный номер документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка о поступлении документа в организацию идентификатор электронной копии документа.

    Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызывающие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы. В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.д.).

    Текст письма составляется от первого лица множественного числа: «просим. направляем. », или третьего лица единственного числа – «предприятие считает. организация рассмотрела. ».

    Если письмо оформлено на должностном бланке руководителе организации, то текст, как правило, излагается от первого лица единственного числа: «предлагаю. прошу. ».

    Текст письма может начинаться с обращения. Это небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддерживанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный характер. Обращение печатается центрированным способом.

    Уважаемый Михаил Петрович!

    Госпожа Петрова!

    Уважаемый господин Смирнов!

    Господин Президент!

    Уважаемые коллеги!

    Письмо обычно составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

    Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пунк­ты, послужившие основанием составления письма констатацию факта.

    При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, ре­гистрационный номер документа, заголовок, например:

    «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.06.2003 № 620 «Об утверждении Типового положения. ».

    В основной части излагается описание события, сложившейся си­туации, их анализ и приводимые доказательства.

    Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

    В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

    Заключительная часть текста может заканчиваться ожиданием на исполнение просьбы, а также формулой вежливости:

    Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что пред­ставленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаи­мовыгодного сотрудничества.

    Источники:
    www.online-academy.ru, witmatix.com, hmaobin.ru, www.irbis.vegu.ru, studopedia.org

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 316)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 312)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 273)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 254)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 195)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец