Главная » Разъяснения юриста

Служебная записка об изменении штатного расписания образец

Штатное расписание. Образец (Форма Т-3)

Содержание

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

Как составить штатное расписание

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Штатное расписание организации: инструкция по заполнению формы Т-3

Заполняем поле наименование компании согласно данным в учредительных документах организации.

Проставляем код ОКПО организации.

Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.

В графе Утверждено указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.

Переходим к заполнению таблицы.

В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.

В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.

В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.

В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.

Шестая-восьмая графы Надбавки заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.

Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.

Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).

Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.

В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.

Форма служебной записки о внесении изменений в штатное расписание

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 8

Вопрос: Мне нужна для внутреннего пользования форма служебной записки о внесении изменений в штатное расписание.

Е.Н.Сиренина, г. Брянск

Ответ: Скорее всего, такая записка будет не служебной, а докладной. Согласно Краткому словарю видов и разновидностей документов, разработанному Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 г.:

- докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя

- служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Такая докладная записка может быть сделана в произвольной форме. В принципе она может выглядеть так, как показано ниже.

Пример.

Цех N 1 Генеральному директору

ООО "Производитель"

В.Л. Горюнову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

20.08.2006 N 10

о внесении изменений в штатное расписание

Изменение штатного расписания

Популярное по теме

Оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание с приложением: Изменения, вносимые в штатное расписание. (И обязательно указать причину изменения). Всё.

например,

Приказ (дата ,номер)

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с (указать причины внесения изменений в штатное расписание, например: В связи с производственной необходимостью,

В связи с финансовой необходимостью,

В связи с необходимостью совершенствования организационной структуры организации,

В связи с проведением мероприятий, направленных на улучшение деятельности ,

В связи с проводимой реорганизацией,

В связи с расширением (сокращением) производственной базы,

В связи с изменением трудового законодательства и др.)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести с 00.00.0000 (указать дату вступления в силу изменений) в штатное расписание от 00.00.0000 № 00 следующие изменения:

1. Исключить (вывести) из штатного расписания следующие должности: указать наименования исключаемых должностей (профессий) и оклады (тарифные ставки).

Основание: при необходимости приводится наименование документа, на основании которого принимается решение, например, служебная записка руководителя структурного подразделения от 00.00.0000.

Примечание: В случае изменения штатного расписания, которое повлечет за собой увольнение работников по сокращению штата, следует мотивировать необходимость такого изменения.

2. Ввести в следующие должности: указать наименования вновь вводимых штатных единиц, оклады (тарифные ставки) и, при их наличии, надбавки и доплаты к заработной плате.

Основание: &hellip

4. Переименовать в с сохранением штатной численности структурного подразделения.

Основание: &hellip

5. Создать штатной численностью &hellip человек. Перечислить наименования должностей (профессий), оклады (тарифные ставки) и, при их наличии, надбавки и доплаты к заработной плате, или сделать ссылку на приложение к приказу.

Основание: &hellip

6. Изменить размер окладов (тарифных ставок) по следующим штатным единицам: указать наименование штатных единиц, прежний размер оплаты труда и новый размер оплаты труда.

Основание: &hellip

7. Изменить в штатном расписании в графе Количество штатных единиц по на .

Основание: &hellip

8. Заменить в штатном расписании на .

Основание: &hellip

должность руководителя организацииподписьрасшифровка подписи

Нюансы приказа об изменении штатного расписания

Корректный документооборот предприятия не только упрощает существование, но и избавит от прений с контролирующими органами.

Такие важные изменение, как оплата труда или реорганизация предприятия, непременно вызывают ротацию кадров или изменение фонда ЗП, поэтому наличие документа, подтверждающего факт мероприятия, обязательно должен быть издан работодателем.

Необходимость издания приказа

Служебная записка об изменении штатного расписания образец

У любой компании может возникнуть потребность изменения штатного расписания. По сути, серьезное преобразование в фирме начинается только тогда, когда нововведения будут включены в этот локальный документ.

Работодателю очень важно правильно оформить всю сопутствующую данному процессу документацию, дабы избежать в будущем разного рода проблемных вопросов.

Приказ об изменении штатного расписания оформляется в установленных случаях:

  • Исключение/введение должностей или целых отделов, когда преобразования связанны с организационными модификациями в компании.
  • Сокращение штата фирмы или ИП.
  • Изменение величины размера оплаты труда (увеличение/понижение)
  • Реорганизация компании.
  • Изменение названия должностей.
  • Это неполный перечень оснований для издания данного акта, но данные причины чаще всего встречаются на практике, их мы рассмотрим более подробно.

    Повышение оклада

    Служебная записка об изменении штатного расписания образец

    Приказ об изменении штатного расписания из-за увеличения размера оплаты труда должен содержать следующие данные:

    1. Список должностей.
    2. Величину нового оклада
    3. Календарный момент введения в силу изменений.

    Работодателям следует не забывать о том, что согласно законодательству оплата труда – это одно из существенных условий всякого трудового договора.

    В связи с этим, после внесения преобразований в штатное расписание потребуется оформить дополнительные соглашения с работниками, отражающие измененную величину оплаты их труда.Все специалисты, которых касаются преобразования, в обязательном порядке должны ознакомиться с ними под роспись.

    Почему мы рассматриваем только пример, в котором происходит увеличение окладов? Потому что эта ситуация исключающая какие-либо споры между работодателем и работником. Напротив, уменьшение окладов вызывает их.

    Согласно законодательству спровоцировать изменение условий труда, к которым относится и заработная плата, работодатель вправе только тогда, когда это связано с преобразованиями условий труда технологическими или организационными.

    На практике компании, чтобы обойти данное ограничение стараются заключить с работником дополнительное соглашение об уменьшение оклада в принудительном порядке, угрожая увольнением или ухудшением условий труда. Это незаконно и может послужить причиной развития спора между сторонами трудового договора.

    Ошибочное мнение, что участвовать в тендерах могут только крупные компании. Читайте о возможностях, которые дают торги для мелкого бизнеса.

    Реорганизация предприятия

    Служебная записка об изменении штатного расписания образец

    Реорганизация предприятия в любой форме может сопровождаться изменениями штатного расписания, когда одни должности появляются, а другие исключаются. Интерес представляют последние.

    В случае ликвидации должностей, занятых работниками компании их необходимо уведомить не позже, чем за 2 месяца до предполагаемого момента увольнения. Кроме того, они получают право на выходное пособие и выплаты среднего месячного заработка в течение 2х месяцев с момента расторжения трудовых отношений.

    На практике довольно часто при реорганизации модифицируются названия должностей. В данной ситуации в действие вступает ст. 74 ТК РФ, гласящая о том, что работодатель обязан уведомить работника об изменениях в письменном виде за два месяца до ожидающихся преобразований.

    Сокращение штата

    Служебная записка об изменении штатного расписания образец

    Сокращение численности работников становится самой распространенной причиной издания локального акта о внесении изменения в штатное расписание.

    В данном приказе обязательно указывается следующая информация:

  • должности, которые сокращают и (или) количество их единиц
  • календарный момент вступления в силу изменений.
  • Сотрудники, подпадающие под сокращение, и лицо, на котором лежит ответственность за его оформление, должны ознакомиться с приказом под роспись. Кроме того, фирма обязана соблюсти и иные условия увольнения по данному основанию, предусмотренные в ТК РФ. В частности, оформить письменные уведомления для сотрудников, предложить им перевод на иные должности (если это возможно), произвести выплаты и оформить расторжение трудовых отношений.

    Работодателю необходимо помнить, что отдельные категории лиц не могут быть уволены по этому основанию, а другие имеют преимущественное право на оставление на работе.

    Возможна также иная ситуация, когда сокращать будут не сотрудников, а только должность, остающуюся на момент внесения преобразований вакантной. В данном случае следует только издать акт и внести в локальный документ соответствующие изменения.

    Введение новых должностей или подразделений

    Приказ об изменении штатного расписания также оформляется в связи с введением новых должностей или подразделений.

    В таком акте указываться следующие данные:

    1. Название новой должности или отдела с указанием количества штатных единиц.
    2. Календарный момент вступления в силу изменений.

    Особенность данного основания введения преобразований в штатное расписание заключается в том, что приказ вступает в силу сразу же после его издания. Поскольку изменение не влечет каких-либо последствий для трудящихся специалистов компании. С актом организация обязана ознакомить работников, которые отвечают за создание должностных инструкций.

    Служебная записка об изменении штатного расписания образец

    Образец приказа об изменении штатного расписания

    Изменение должности

    Если изменению подлежит вакантная должность, не создаются какие-либо проблемы, а процедура проводится в упрощенном порядке.

    В том случае, когда подвергшаяся изменениям должность занята, модификации названия допустимо провести исключительно с согласия работника, так как это существенное условие трудового договора. После подписания работником и работодателем дополнительного соглашения об изменении наименования должности, издается соответствующий приказ, и вносятся модификации в штатное расписание.

    Если сотрудник не дает свое согласие на изменение должности, работодатель руководствуется ст. 74 ТК РФ. Следует оговориться, что он обладает соответствующим правом исключительно в случае преобразования организационных или технологических условий труда. После внесения модификации в штатное расписание работодатель должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке сотрудника и его личной карточке (если таковая имеется).

    Вызывает сомнение правильность начисления подоходного налога с зарплаты? Читайте, как посчитать удержание, в этой статье.

    В больших и маленьких городах разные масштабы бизнеса. Узнайте о прибыльных видах бизнеса в небольшом городе.

    Изменение МРОТ

    Изменение МРОТ влечет за собой необходимость вносить изменения в штатное расписание только в том случае, если должностной оклад работников устанавливается в зависимости от данной величины.

    Когда такого рода преобразования касаются большинства или даже всех работников организации целесообразно издать новый документ.

    Если под его действие попадает лишь небольшое количество сотрудников – внести изменения в действующий.

    Смотрите также, о штатном расписании в программе 1С ЗУП

    Методика внесения изменений в штатное расписание

    Изменение штатного расписания – это первый этап на пути более серьезных преобразований, которые происходят в компании. От того, насколько юридически правильно будет оформлен приказ и выполнены сопутствующие процедуры, зависят дальнейшие действия и судьба компании.

    Основания

    Мы уже рассмотрели основные причины, которые вызывают необходимость внесения преобразования в штатное расписание. При оформлении приказа обычно их указывают в названии.

    Образец текста выглядит примерно следующим образом: приказ «О внесении изменений в штатное расписание в связи с реорганизацией предприятия».

    Зачастую перед изданием данного акта подписываются дополнительные соглашения к трудовому договору (например, если изменяется наименование должности, оклад). В такой ситуации следует удостовериться в правильности оформления документов и соблюдения всех необходимых норм, и только после этого руководитель организации готовит приказ, который выступает непосредственным основанием для внесения преобразований в штатное расписание.

    Обязательные реквизиты приказа

    Служебная записка об изменении штатного расписания образец

    Следует отметить, что законодатель не предъявляет каких-либо строгих требований к форме данного акта, как написать приказ решает сам руководитель. Но у этого документа есть свои реквизиты.

    Реквизиты приказа – это те пункты, та информация, которая должна быть в обязательном порядке указаны в данном акте. В противном случае он считается недействительным.

    К обязательным реквизитам приказа об изменении штатного расписания относятся следующие сведения:

    1. Название акта - «Приказ».
    2. Указание даты его подписания и даты введения в силу новой редакции штатного расписания.
    3. Сами изменения: должности, которые необходимо исключить/ввести, новый размер оплаты труда и т.д.

    Если создаётся новое штатное расписание, то оно в обязательном порядке должно соответствовать форме т-3. Данный бланк разработан законодателем и является единственной допустимой формой существования этого локального акта. В случае ее несоблюдения штатное расписание признается недействительным.

    Тем, кто все-таки сомневается, как сделать приказ правильно, рекомендуем воспользоваться готовым шаблоном, приложенным ниже:

    Ознакомление с документом под роспись

    Согласно ныне действующему законодательству с приказом должны быть ознакомлены сотрудники, которых касаются нововведения, а также лица ответственные за его исполнение. В отдельных случаях законодатель установил минимальный срок для уведомления в письменном виде работников о грядущих преобразованиях.

    Например, в случае сокращения штата не позднее, чем за 2 месяца необходимо уведомить заинтересованных лиц под роспись.

    Штатное расписание – это локальный акт, в который могут быть внесены изменения по мере необходимости. Их правильное оформление – залог того, что преобразования в компании будет осуществлены без каких-либо проблем.

    Напротив, если работодатель допустит какую-либо ошибку при составлении приказа или в процессе ознакомления с ним работников, ответственных лиц, оформления сопутствующей документации его будут ждать серьезные последствия, например, необходимость восстанавливать работников незаконно сокращенных и оплачивать им время вынужденного прогула.

    Нумерация штатного расписания

    Вопрос

    Помогите разобраться с нумерацией штатного расписания, если с начала года №1, изменения в течении календарного года будут тоже с номером 1 дата составления будет новая дата или та, которая была при утверждении новой штатки?

    Ответ

    Порядок нумерации кадровых документов законодательно не установлен. Вы можете принять решение, нумеровать штатное расписание в новом году с № 1 или нет, самостоятельно, в зависимости от частоты внесения в него изменений. Дата штатного расписания может не совпадать с датой ввода его в действие.

    Организация может внести изменения в штатное расписание двумя способами:

    - внести поправки в действующее расписание, оформив приложение к штатному расписанию

    - утвердить новое штатное расписание.

    В первом случае номер и дата штатного расписания остаются прежними, а приложение имеет свои номер и дату. Во втором случае утверждается новое штатное расписание с новым номером и датой.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух VIP - версия

    1. Статья: Штатное расписание от А до Я

    Как внести изменения в штатное расписание

    По решению работодателя могут изменяться структура организации, состав и численность сотрудников, оклады по должностям и др. Эти события влияют на штатное расписание организации. Изменения оформляют одним из следующих способов:

    - приказом о внесении поправок в действующее штатное расписание. При этом планируемые изменения перечисляют в тексте самого приказа

    - приказом об утверждении нового штатного расписания.

    Вариант обновления документа работодатели выбирают сами. Если корректировки небольшие, а кадровый учет ведется в автоматизированной системе, удобнее вносить изменения приказом, когда же в организации планируются масштабные кадровые изменения - утверждать новое расписание.*

    В разделеКадровые документы

    вы найдете образцы:

    выписка из штатного расписания (help.kdelo.ru/vk/item6740 )

    Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают причины корректировок и их суть, дату введения в действие, которая может не совпадать с датой издания приказа.*

    Генеральный директор ООО Аристотель Мария В. в связи с увеличением количества оказываемых услуг и оптимизацией штатного расписания приняла решение:

    - ввести в штатное расписание должность водитель-экспедитор

    - переименовать отдел по соблюдению норм охраны труда в отдел охраны труда, а должность начальника отдела по соблюдению норм охраны труда в начальника отдела охраны труда. После чего 24 апреля 2013 года был издан приказ о внесении изменений в штатное расписание с 6 мая 2013 года.

    Чтобы дополнить штатное расписание новыми должностями или структурными подразделениями, нужно разработать проект приказа о внесении изменений в штатное расписание с определенной даты и подписать его у руководителя организации.

    При сокращении должностей надо учесть, что по закону работники должны быть предупреждены об этом, как правило, за два месяца ( ч. вторая ст. 180 ТК РФ ). В этом случае ввести изменения в штатное расписание можно не раньше двух месяцев после издания приказа.

    <&hellip>

    Журнал Кадровое дело № 4, апрель 2013

    2. Статья: ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

    ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ВНЕСЕНИЮ ИЗМЕНЕНИЙ В ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

    Решение об изменении структуры, численности и фонда оплаты труда могут принять учредители или совет директоров.

    Документальное оформление инициативы

    Решение учредителей или совета директоров оформляется в виде протокола.

    Инициировать изменение штатного расписания может и руководитель структурного подразделения, в котором такая потребность возникла. Для этого он пишет служебную записку (рис. 1 на с. 87) на имя руководителя организации. В служебной записке надо указать обоснование предстоящих изменений и их суть.

    Приказ о внесении изменений

    Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ). Если руководитель согласен расширить штат, он издает приказ о внесении изменений в штатное расписание (рис. 2 на с. 88).

    Дополнение к форме № Т-3 или новое штатное расписание?

    На основании приказа вносят изменения в штатное расписание. Это может быть приложение к ранее утвержденному штатному расписанию или новая версия документа.*

    Рис. 1. Образец служебной записки

    Приложение к штатному расписанию можно оформить на унифицированном бланке (рис. 3 нас. 89).

    Бумажные формальности. В любом случае документ следует распечатать. Его должны подписать главный бухгалтер и руководитель структурного подразделения. А на первой странице необходимо указать реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание. Далее документ необходимо зарегистрировать и подшить.

    Если много штатных должностей. Если в штате организации много должностей, для оптимизации бумажного документооборота есть смысл оформлять изменения штатного расписания в приложении. Ведь часто распечатывать многостраничный документ будет достаточно трудоемко. Тем более что штатные расписания и изменения к ним нужно хранить постоянно. А для этого необходимы архивы больших площадей.

    Учитывая, что в крупных организациях кадровый учет ведется с помощью специализированных программ, у кадровика и руководства компании всегда есть возможность получить актуальное штатное расписание в электронном виде на любую дату.

    Рис. 2. Образец приказа

    Штатных должностей мало. А вот в небольших компаниях, где нет автоматизированного учета, целесообразно изменения штатного расписания оформлять посредством создания его новой версии.

    Рис. 3. Образец приложения к штатному расписанию

    Журнал Зарплата № 12, декабрь 2012

    3. Статья: Все о штатном расписании и табеле учета рабочего времени

    Подписание и утверждение штатного расписания

    МОЖНО ЛИ НАЧАТЬ НУМЕРАЦИЮ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ЗАНОВО?

    C нового года обнулилась нумерация приказов и прочих кадровых документов, а нумерация штатного расписания тоже обнуляется? Если я утверждаю новое штатное расписание от 11 января 2011 г. то оно будет иметь № 1? [NATRUS]

    На законодательном уровне подобное требование не закреплено. Поэтому вы можете принять решение, нумеровать штатное расписание в новом году с № 1 или нет, самостоятельно, в зависимости от частоты внесения в него изменений. Так, если вы часто меняете штатное расписание в течение года, то рекомендуем ежегодно начинать нумерацию сначала. Если нет, то можно вести и сквозную нумерацию (№ 1, № 2 и т. д.).*

    МОЖЕТ ЛИ СОВПАДАТЬ ДАТА ВВОДА В ДЕЙСТВИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ С ДАТОЙ СООТВЕТСТВУЮЩЕГО ПРИКАЗА?

    Может ли быть одинаковой дата приказа о вводе в действие штатного расписания и дата ввода в действие самого штатного расписания? Например, в приказе № 1 от 11 января 2011 г. указано: Ввести в действие штатное расписание № 1 с 11 января 2011 г.. [vanill]

    Да, может. Это не запрещено действующим законодательством. При этом стоит иметь в виду, что дата штатного расписания может не совпадать с датой ввода его в действие. Именно поэтому в унифицированной форме № Т-3* предусмотрена такая графа, как Штатное расписание на период?, начиная с которой утвержденное штатное расписание вступает в действие.*

    МОЖНО ЛИ ВВЕСТИ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ В ДЕЙСТВИЕ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ?

    Новое штатное расписание вводится с 1 января 2011 года, а в декабре 2010 года мы не успели издать приказ о введении нового штатного расписания. Можем ли мы ввести штатное расписание с 1 января 2011 года приказом от 11 января 2011 г. то eсть задним числом? [МПА СНГ]

    Нет, не можете. В соответствии с постановлением Госкомстата штатное расписание утверждается на основании приказа, подписанного руководителем организации (или уполномоченным на это лицом). Таким образом, дата штатного расписания должна быть либо позже даты соответствующего приказа, либо совпадать с ней.

    Журнал Кадровое дело № 3, март 2011

    * Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

    Источники:
    working-papers.ru, www.hr-portal.ru, www.kdelo.ru, ipopen.ru, www.26-2.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 311)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 298)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 262)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 239)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 189)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец