Главная » Предприятие и работники

Журнал регистрации трудовых книжек образец

Учет и хранение трудовых книжек

Содержание

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:
  • в первую графу записывается регистрационный номер документа
  • во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее
  • в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены
  • в 6 графе указывается название, номер и дата документа - основания получения / выдачи бланков
  • в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах - сумма покупки / продажи.
  • Хранение трудовых книжек

    Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

    Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

    Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

    Основные положения о ведении журналов учета и движения трудовых книжек

    Содержание статьи

    Нормативные документы обязывают предприятия и организации вести журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Этот документ содержит сведения обо всех принятых трудовых книжках от сотрудников во время их оформления на рабочем месте. Если книжка содержит вкладыш, он также подлежит регистрации. Ведение журнала учета обязательно для исполнения в любой организации, независимо от формы собственности.

    Журнал регистрации трудовых книжек образецДля журнала установлен срок его хранения в 75 лет. Есть строгие требования к самому журналу: поскольку им пользуются на протяжении длительного срока и затем помещают в архив, то его необходимо обернуть плотной картонной обложкой и прошить нитками. На последней странице обложки выводят концы ниток, заклеивают их прямоугольным кусочком бумаги. На нем проставляют количество страниц, ставят дату и заверяют надпись подписью руководителя организации.

    Правила заполнения журнала

    Открывается журнал учета выдачи трудовых книжек проставлением числа, месяца и года, когда он заведен, то есть со дня его принятия отделом кадров. Эта информация необходима для получения справочной информации. Учетный журнал должен быть прошнурован, иметь номера на каждой странице и пломбу.

    Когда заканчивается место для записей о трудовых книжках, журнал подлежит сдаче в архив под роспись архиватора.

    Есть обязательные требования к тому, как опломбировать журнал выдачи трудовых книжек: форма пломбы должна быть строго индивидуальной, с одноразовым использованием. Эти меры предосторожности направлены на ограничение несанкционированного доступа посторонних лиц к данным журнала.

    Перед тем, как начать работу с книгой, необходимо установить на титульном листе ее порядковый номер, проставить номерной знак пломбы в соответствующих строках журнала. Если у организации будет отсутствовать журнал учета, то руководителей могут привлечь к административной ответственности и наложить штраф до 50 тыс. рублей.

    Несмотря на то, что законодательством установлена строгая форма, у некоторых журнал учёта трудовых книжек заведен в произвольной форме. В случае, когда это обнаруживается, его необходимо закрыть, опломбировать и сдать в архив.

    Какие сведения заносят в журнал:

  • Сведения обо всех принятых от сотрудников трудовых книжках, полученных во время приема на работу.
  • Сведения о вновь открытых трудовых книжках на данном предприятии на новых сотрудников.
  • Сведения обо всех выданных вкладышах к трудовой книжке для тех сотрудников, которые работают постоянно на предприятии. Если вкладыш был выдан в другом месте работы сотрудника, то вносят только данные о его трудовой книжке. Запись о вкладыше проводится в следующей строке журнала.
  • В 1 графе проставляют все порядковые номера книжек, полученных от сотрудников.
  • 2,3, 4 графы предназначены для проставления даты их приема. Иногда дата оформления книжки в отделе кадров может не совпадать с датой приема сотрудника на работу.
  • 5 графа журнала предназначена для проставления полных инициалов ее владельца.
  • В 6 графе следует записывать серию и номер трудовой книжки. Некоторым сотрудникам пожилого возраста выдавали трудовые книжки старого образца – в них не обозначен ни номер, ни серия книжки. Тогда сотрудник отдела кадров просто ставит прочерк в этой графе. Оставление этой графы без какой-либо записи может быть растолковано как пренебрежительное отношение к правилам заполнения журнала.
  • Для регистрации новой трудовой книжки необходимо получить оприходованный бланк, прошедший регистрацию в расходных документах предприятия. Законом запрещено использование книжек, не зарегистрированных в расходных документах.
  • 7 графа предназначена для заполнения специальности и профессии сотрудника, его категории, квалификации, разряда.
  • В 8 графе отмечают наименование организации, подразделение, куда зачислен сотрудник. Если в организации есть сложная структурная схема, то необходимо записывать не только то подразделение, куда принят сотрудник, но и вышестоящие, в состав которого входит определенное подразделение.
  • 9 графа предназначена для заполнения основания для приема на работу, номер приказа или распоряжения, на основании которого сотрудник приступил к своим рабочим обязанностям.
  • В 10 графе проставляется подпись кадрового сотрудника, занимающегося принятием трудовой книжки от сотрудника.
  • В 11 графе отображается уплаченная работником сумма за получение бланка трудовой книжки или ее вкладыша. Эта графа заполняется только в случае оформления вновь заведенной книжки. Для других случаев в ней проставляют прочерк. Но есть и такие предприятия, которые могут себе позволить не взимать со своего сотрудника за нее денежное возмещение, и в этом случае также ставят прочерк.
  • 12 и 13 графа будет заполняться в случае увольнения сотрудника с предприятия. 12 графа должна отображать число, месяц и год выдачи книжки на руки сотруднику, а 13 графе проставляется подпись о ее получении.
  • Как заполняется журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

    Журнал учета ведется от руки, и если кадровый сотрудник допустил ошибку при написании, то запись зачеркивают так, чтобы ее можно было прочесть, а рядом делают правильную запись. При этом слова «исправленному верить» ставятся обязательно.

    Во время многочисленных проверок у аудиторов могут появиться вопросы, почему книга учета не опломбирована. Поэтому нужно знать, как опломбировать журнал учета трудовых книжек по правилам. Под пломбой понимают небольшую металлическую пластину, которой следует опечатать журнал учета.

    В правилах ведения журнала учета нет определенных требований к виду пломбы, и руководитель может использовать самое доступное средство для пломбирования, отвечающее требованиям ГОСТа. Пломба должна быть строго индивидуальной и предотвращать несанкционированный доступ к изменениям любых записей. Очень многие предприятия пользуются пленочными пломбами, с поставленным на них идентификационным номером. Эти пломбы не мешают ежедневной работе с журналом.

    Самые интересные новости

    ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ВКЛАДЫШИ

    ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

    ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

    ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

    ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

    * Дубликат

    КНИГА УЧЕТА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК и ВКЛАДЫШЕЙ

    Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

    Форма регистрации трудовых книжек

    Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

    Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

    Как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге, ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

    Журнал регистрации трудовых книжек образец Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них . включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России 10.10.03 №68. До введения в действие новой книги учета применялась книга, имеющая 14 граф, утвержденная в 1974 году.

    Различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) – «сумма в рублях».

    Однако эта книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм.

    Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц . т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

    Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо "закрыть", пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной" формы ни в коем случае неподлежит уничтожению, т.к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

    В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

    Заполнение граф книги учета

    При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.

    В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

    Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

    Следует заметить, что фактически упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

    - в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней

    - в п.8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

    Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

    В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

    Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

    Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г. в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

    В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974г. серия обозначалась буквами AT и римскими цифрами (например: AT-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается буквами (в книжках - ТК, во вкладышах - ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

    Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

    В седьмую графу вносится должность (профессия специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке.

    Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст.57 ТК РФ).

    Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

    В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

    Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных pa6отниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.

    В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

    Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма ( в рублях) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче pa6oтнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей.

    Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

    Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в и организации эта графа не заполняется.

    Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.

    Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В этом случае в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

    • дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику

    • дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте. Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

    Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

    Порядок исправления записей

    Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой нигде не оговорен.

    Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой "Исправленному верить" или "Исправлено в графе №. ", "Исправлено наименование должности" подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для этой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной и, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.

    В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение "Запись недействительна" и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

    Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

    • книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве

    • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы

    • книга должна быть прошнурована, концы и шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки

    • книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.

    • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц.

    В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

    После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

    В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета установлен 50 лет.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них скачать.

    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: рекомендации по ведению

    Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

    Форма регистрации трудовых книжек

    Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (п. 4.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.06 № 7418).

    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (п. 4.1.2 Типовой инструкции ). В процессе регистрации документу присваивается регистрационный номер, и он включается в информационно-поисковую систему организации.

    Таким образом, само понятие регистрации документов, юридическое значение этой процедуры и ее роль в делопроизводстве говорят о том, что кадровая служба организации должна вести большое количество регистрационных книг и журналов.

    Следует отметить, что, как правило, эти книги и журналы не имеют строго определенной обязательной формы. Однако из этого правила есть исключение, связанное с регистрацией трудовых книжек. Бланки книжек и вкладышей в них учитываются в соответствующей приходно-расходной книге. ведущейся в бухгалтерии, а заполненные книжки и вкладыши - в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. оформляемой кадровой службой или ответственным за ведение кадрового делопроизводства (в небольших организациях).

    До введения в действие новой книги учета применялась книга, имевшая 14 граф (утверждена в 1974 г.).

    Когда следовало начинать применение новой формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - сразу после начала действия новой формы или после окончания ведения старой книги, т. е. после ее полного заполнения?

    Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти согласно Указу Президента РФ от 23.05.96 № 763 вступают в силу по истечении десяти дней после дня их официального опубликования. Постановление от 10.10.03 № 69 было официально опубликовано 19.11.03

    Этот вопрос до сих пор интересует работников кадровых служб. Чтобы ответить на него, необходимо принять во внимание два следующих фактора.

    Во-первых, различие между старой и новой формами очень незначительно: вместо двух граф (11 и 12) в прежней книге, отражавших в рублях и копейках сумму, полученную с работника за бланк трудовой книжки при оформлении ее впервые или за бланк вкладыша, в новой книге осталась одна графа (11) - &ldquoсумма в рублях&rdquo.

    Во-вторых, рассматриваемая книга имеет существенную особенность, отличающую ее от многих других учетных форм. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет.

    В связи с этим книгу учета ранее утвержденной формы, по нашему мнению, допустимо было не заменять сразу книгой нового образца. а продолжать ее заполнение до последней страницы.

    Иначе решается вопрос о замене одной формы книги на другую в том случае, когда в организации велась книга учета трудовых книжек и вкладышей в них произвольной формы, не соответствующей официально установленной. Такую книгу необходимо &ldquoзакрыть&rdquo, пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных здесь трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга &ldquoнеправильной&rdquo формы ни в коем случае не подлежит уничтожению, т. к. в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

    В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).

    Заполнение граф книги учета

    При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила.

    В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

    Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Следует заметить, что фактически здесь упомянуты две даты, чаще всего не совпадающие, это объясняется следующим:

    - в ст. 66 ТК РФ говорится о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше пяти дней

    - в п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек указывается, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    Таким образом, даты приема на работу и заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. В этом случае представляется более целесообразным вписывать в книгу учета дату приема на работу, а не дату заполнения трудовой книжки.

    Дата обозначается по общему правилу написания дат в служебных документах и регистрационных формах: число и месяц - двумя арабскими цифрами, год - четырьмя (ГОСТ Р 6.30-2003. п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ).

    В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

    Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.

    Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г. в бланках которых нет серии и номера. В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).

    В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, АТ-IV), номер был семизначным. В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках - ТК, во вкладышах - ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

    Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге.

    В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу. в табеле учета рабочего времени. в личной карточке работника Т-2 ) и в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).

    Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.

    В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.

    Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных работниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в данном случае в девятой графе можно поставить прочерк.

    Порядок возложения на работника ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек - см. &ldquoСправочник кадровика&rdquo № 5, 2004

    В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку).

    Содержание одиннадцатой графы показывает, какая сумма (в руб.) была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако в п. 47 Правил указано, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

    Если организация считает возможным выдавать своим работникам бланки трудовых книжек и вкладышей в них безвозмездно, закрепив это положение в Правилах внутреннего трудового распорядка, то в одиннадцатой графе также можно поставить прочерк, свидетельствующий о том, что в данной организации эта графа не заполняется.

    Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой - расписывается в получении трудовой книжки.

    Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте (ст. 62 ТК РФ). В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются:

    - дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику

    - дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

    Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

    Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т. к. он регистрируется в книге учета отдельной строкой в момент его заведения.

    Порядок исправления записей

    Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой книге нигде не оговорен.

    Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой &ldquoИсправленному верить&rdquo (или &ldquoИсправлено в графе №. &rdquo, &ldquoИсправлено наименование должности&rdquo и т. п.), подписанной и датированной работником кадровой службы, внесшим исправление. Однако такой способ мало подходит для рассматриваемой книги, т. к. он требует специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты, не предусмотренного в данной книге.

    В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок, применяемые для содержательной части трудовой книжки: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение &ldquoЗапись недействительна&rdquo и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).

    Примеры заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в соответствии с описанными правилами приведены в приложении 1.

    - книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве

    - все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы

    - книга должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки

    - книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек ). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. Обращаем ваше внимание на то, что, к сожалению, Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда

    - книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц. В соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации (а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

    Пример заверительной надписи:

    Журнал регистрации трудовых книжек образец

    После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

    В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги установлен п. &ldquoе&rdquo ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.00), и составляет 50 лет.

    Книга учета трудовых книжек

    В этой статье вы найдете ответы на такие вопросы: как вести учет трудовых книжек и кто отвечает за этот процесс какие сведения вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее какие сведения вносят в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжек.

    Популярное по теме

    В этой статье вы найдете ответы на такие вопросы:

  • Как вести учет трудовых книжек и кто отвечает за этот процесс
  • Какие сведения вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Какие сведения вносят в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжек
  • Образцы документов

    Зарегистрируйтесь. чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровым документам

    Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен в разделе VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила).

    - учитывать трудовые книжки

    - бланки закупленных трудовых книжек

    - вести учет вкладышей в трудовую книжку.

    Для этих целей компании используют (п. 40 Правил):

    - приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

    - книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

    Журнал учета трудовых книжек

    Книгу учета трудовых книжек (приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) ведет бухгалтерия организации (п. 41 Правил).

    В журнал учета трудовых книжек вносят сведения обо всех операциях, связанных с покупкой и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. А также вносят данные о стоимости бланков.

    Образец книги учета трудовых книжек приведен в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

    Все листы в книге учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).

    Книга учета движения трудовых книжек

    Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (журнал учета движения трудовых книжек) ведет кадровая служба или другое подразделение организации, которое отвечает за прием и увольнение работников (регистрирует все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу и трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам при увольнении).

    Если кадровой службы в компании нет, обязанность вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на бухгалтерию.

    В книгу учета движения трудовых книжек вносятся сведения:

    - о дате приема сотрудника на работу

    - его фамилия, имя и отчество

    - серия и номер трудовой книжки и вкладыша

    - должность и место работы

    - реквизиты документа, на основании которого сотрудник принят на работу.

    Образец книги учета движения трудовых книжек приведен в приложении 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

    Книга регистрации трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).

    Работник расписывается в журнале регистрации трудовых книжек, а также в личной карточке, когда получает трудовую книжку при увольнении.

    Какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжек

    Работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них обязан организовать работодатель (п. 45 Правил).

    Работодатель приказом назначает специально уполномоченных лиц, ответственных за ведение журнала учета трудовых книжек и журнала регистрации трудовых книжек.

    Если в компании не ведутся эти журналы, трудовая инспекция может наложить штраф в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

    - от 1000 до 5000 руб. - на руководителя

    - 30 000 до 50 000 руб. - на организацию.

    В случае повторного нарушения руководителя могут дисквалифировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

    Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

    В настоящее время можно выдать работнику только заверенную копию или выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Оригинал трудовой книжки он получает при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

    Чтобы получить заверенную копию или выписку из трудовой книжки, работник обращается к работодателю с письменным заявлением. Документы он получит не позднее трех рабочих дней с момента обращения (п. 7 Правил).

    С 1 января 2015 года работники смогут брать у работодателя трудовую книжку для оформления досрочной пенсии на время. Такие поправки внесены в статью 62 ТК РФ Федеральным законом от 21.07.14 № 216-ФЗ.

    По письменному заявлению сотрудника работодатель в срок не позднее трех рабочих дней будет выдавать работнику трудовую книжку, а работник в такой же срок после получения ее из ПФР обязан будет вернуть ее работодателю.

    Вам также могут быть полезны следующие материалы:

    Источники:
    working-papers.ru, opersonale.ru, www.bizneshaus.ru, www.pro-personal.ru, www.kdelo.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Неотделимые улучшения при продаже квартиры образец договора (просм 312)
  • Гарантийное письмо для удо образец (просм 301)
  • Служебная записка об изменении штатного расписания образец (просм 264)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 242)
  • Образец жалобы в опеку и попечительство (просм 190)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец