Главная » Должностные обязанности

Должностная инструкция офис менеджера образец

Должностная инструкция офис-менеджера

Открыть в формате WORD

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

-законодательными актами РФ

-Уставом Компании

-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени

-Положениями об отделах Компании

-приказами руководства

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства

-настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

- организационно-штатную структуру и сотрудников Компании

- положения, приказы и внутренние процедуры Компании

- функции и задачи подразделений Компании

- функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании

- свои функциональные обязанности и права

- свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2. Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1. Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании

- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах

- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел

- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение

- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам

- работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение оформление писем Генерального директора и его заместителей отправление срочных писем

- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний

- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей

- по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ

- по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом

- по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных

- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.    Координирует  и контролирует работу:

- водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании)

- курьеров

- уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять  распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда

- качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения

- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей

- эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы

- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности

- не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных  специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

СОГЛАСОВАНО:

Юрисконсульт:                                                                                                  /______________/

Начальник отдела кадров:                                                                               /______________/

Должностная инструкция офис-менеджера

Главная Без рубрики Должностная инструкция офис-менеджера

Офис-менеджера – это один из важнейших людей в офисе, так как обеспечивает взаимосвязь всех отделов между собой. В основном, такого работника вводят в главный штат офиса предприятия, в котором расположено в основном дирекция предприятия. В данной статье предлагаем скачать примерный образец оформления должностной инструкции для офис-менеджера.

Главной задачей офис-менеджера - эффективное и целесообразное управление офисом. В офисах маленьких предприятий на него переходят обязанности по ведению кадрового персонала, т. е учет и оформления работников данного предприятия. Также задачей данной должности является оформление первичных бухгалтерских документов, а также ведение переговоров с посетителями офиса. Если говорить о торговых предприятий, то практикуется и обслуживание клиентов, распределение продаж.

От образованности и опыта такого человека зависит и будущее компании, нельзя сказать, что такое место занимает человек, который совсем не разбирается в финансовых и трудовых делах предприятия в целом. Такому человеку перед тем, как занять такую важную и ответственную должность необходимо очень многому научиться и узнать, чтобы вполне справляться со своими прямыми трудовыми обязанностями, что очень важно на предприятии.

Когда перед дирекцией стоит вопрос по выбору человека на должность офис-менеджер,необходимо максимально полно проверить все навыки такого человека и желательно, чтобы проводился конкурс, исходя из результатов которого можно выбрать надежного и целеустремленного человека.

С первого взгляда офис-менеджер и администратор похожи между собой, но если рассудить, то различие заключается в том, что администратор не управляет офисным персоналом, а всего лишь выполняет работу по взаимодействию с офисным персоналом.

Принимая нового работника на должность офис-менеджера, с ним заключаются все необходимые документы, а также дается ему для ознакомления должностная инструкция. Как она должна быть составлена?

Образец оформления должностной инструкция для офис-менеджера

Бланк должностной инструкции для такой должности, как офис-менеджер, включает в себя много разных моментов, в частности:

  1. Человек занимающий эту должность, должен иметь специальную подготовку по направлению данному направлению, должно присутствовать высшее образование, опыт работы в в данной сфере не менее одного года
  2. На данную должность может назначить директор организации, но и снять с должности может также директор
  3. Офис-менеджер должен хорошо разбираться в офисной работе и знать порядок ведения деловой документации основные правила построения организационной структуры определенного предприятия правила расстановки персонала внутри офиса порядок заключения договоров основные экономические понятия правила эксплуатации оргтехники организацию труда на предприятии  законодательство о труде и охране труда на предприятии умение пользования компьютерными программами.
  4. В своей работе должен руководствоваться только действующим законодательством, должностной инструкцией, внутренними трудовыми актами.
  5. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору организации
  6. Человек, занимающий эту должность должен следить за всем, что происходит в офисе, должен уметь разбираться в любой трудной ситуации, которая происходит на данном предприятии.

Офис- менеджер должен обладать психологическими навыками в общении с подчиненными, направлять их на правильное русло, строить отношения с коллективом на доверительной основе, потому что это улучшает качество работы. Составлять должностную инструкцию для такого работника очень важно, это более понятно раскрывает всю картину полномочий и должностных обязанностей, что со временем точно пригодится в процессе рабочего цикла.

Скачать образец должностной инструкции - ссылка .

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании _______________________________________________________________

(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)

в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами, Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

- действующим законодательством РФ

- Уставом предприятия

- Положением о функциональных службах предприятия

- правилами трудового распорядка

- приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия

- нормативно-методическими материалами

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

- структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей

- организацию делопроизводства, схемы документооборота

- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов

- государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов

- инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени

- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку

- вести деловые переговоры

- пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой

- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________

или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.). При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

- сохранять конфиденциальность информации

- своевременно выполнять распоряжения руководства

- соблюдать правила и сроки подготовки документов

- обеспечивать сохранность документов

- соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

Профессия офис-менеджер

Офис-менеджер (другое название - секретарь-референт ) - это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и следит за всеми процессами, связанными с его функционированием. Профессия офис-менеджера сравнительно новая, но, тем не менее, достаточно востребована - эту вакансию часто открывают даже фирмы с малым количеством сотрудников.

Должностная инструкция офис менеджера образец

Места работы

Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с самыми разными направлениями деятельности.

Должностная инструкция офис менеджера образец

Обязанности офис-менеджера

Функции офис-менеджера могут отличаться в зависимости от компании, но основные из них таковы:

  • Встреча посетителей офиса.
  • Организация совещаний и брифингов.
  • Снабжение сотрудников офиса всем необходимым для их работы.
  • Контроль расходов на офисные нужды.
  • Прием звонков, регистрация корреспонденции.
  • Распределение документации по отделам.
  • К дополнительным должностным обязанностям офис-менеджера можно отнести выполнение мелких, часто личных, просьб и поручений руководства.

    Требования к офис-менеджеру

    Главные требования к офис-менеджеру:

  • Навыки административно-хозяйственной деятельности.
  • Знание основ делопроизводства.
  • Знание деловой этики.
  • Знание ПК и офисной техники.
  • Грамотная речь.
  • Презентабельная внешность.
  • Также очень желательно наличие высшего образования и знание иностранного, чаще английского, языка.

    Должностная инструкция офис менеджера образец

    Образец резюме офис-менеджера

    Как стать офис-менеджером

    Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.

    Зарплата офис-менеджера

    Заработная плата офис-менеджера варьируется от 25 до 50 тысяч рублей в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 35 тысяч рублей в месяц.

    Составление "продающего" резюме - исправьте ошибки в резюме, получайте больше приглашений на собеседования и найдите работу быстрее!

    Должностная инструкция офис-менеджера

    Чем полезна профессия офис-менеджера? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности:

  • коммуникативные способности (умение входить в контакт, налаживать взаимоотношения)
  • развитые высоко организаторские способности (умение руководить)
  • высокая способность влияния на окружающих
  • способность управлять собой
  • способность развивать и формировать эффективные рабочие группы
  • способность управлять
  • хорошо развитые способности аналитики
  • способность решать в короткие сроки проблемные ситуации
  • умение предвидеть, прогнозировать ситуацию
  • высокий уровень понятийного мышления.
  • энергичность
  • уверенность в принимаемых решениях
  • умение подчиняться нормам, требованиям организации
  • четкие личные цели
  • стремление к постоянному личностному росту
  • эрудированность.
  • Образец должностной инструкции (обязанностей) офис-менеджера

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор

    Фамилия И.О. ________________

    «________»_____________ ____ г.

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджера относят к категории специалистов.

    1.2. Офис-менеджера назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

    1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.

    1.4. Офис-менеджеру подчиняются уборщица, водитель, курьер.

    1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

    1.6. На должность офис-менеджера лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — неполное высшее, полное высшее, или специальное среднее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (копир, факс, принтер, сканер), программ Microsoft Office (Excel, Word), делопроизводства.

    1.7. Офис-менеджер руководствуется в собственной деятельности:

    — данной должностной инструкцией

    - законодательными актами Российской Федерации

    - Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании

    - распоряжениями и приказами начальства.

    2. Должностные обязанности офис-менеджера

    Офис-менеджер выполняет такие должностные обязанности:

    2.1. Отвечает на телефонные звонки, передает и фиксирует служебную информацию сотрудникам компании и генеральному директору.

    2.2. Снабжает документооборот компании: исходящая и входящая корреспонденция, учет, регистрация, архивирование, хранение документов.

    2.3. По поручению генерального директора выполняет множительные копировальные работы.

    2.4. По поручению генерального директора подготавливает проекты запросов, писем и прочих документов, которые связаны с деятельностью компании.

    2.5. Ведет базу данных и печатает служебные материалы по поручению генерального директора.

    2.6. Подготавливает заседания и совещания, проводимые генеральным директором (оповещение участников о месте и времени проведения, повестке дня, материально-техническое обеспечение).

    2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает железнодорожные и авиабилеты, бронирует гостиницы.

    2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.

    2.9. Производит контроль за необходимым состоянием коммуникаций, офисного оборудования при выявлении неисправностей офисной оргтехники и другого оборудования вызывает для проведения ремонтных работ и других видов технического обслуживания специалистов.

    2.9. Координирует и регулирует работу водителя: (разработка графика использования автомобильного транспорта компании, прием заявок на машину) курьера (разработка графика и прием заявок) уборщицы.

    3. Права офис-менеджера

    Офис-менеджер имеет право:

    3.1. Получать информацию, в том числе конфиденциальную, в объеме, который необходим для решения конкретных задач.

    3.2. Визировать документы управленческой деятельности в границах компетенции.

    3.3. Представлять начальству предложения по улучшению работы компании.

    3.4. Требовать от начальства создать нормальные условия для исполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, которые образуются в результате деятельности компании.

    3.5. Принимать решения в границах компетенции.

    3.6. Налагать взыскания и применять поощрения к сотрудникам, которые находятся в подчинении у офис-менеджера, после согласовывания с генеральным директором.

    4. Ответственность офис-менеджера

    Офис-менеджер ответственен:

    4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

    4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

    4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

    Офис- менеджер — управляющий офисом, филиалом компании. Офис-менеджер должен быть мастером на все руки», без которого сложно представить работу современной фирмы. Образец должностной инструкции (обязанностей) офис-менеджера нуждается в серьезной проработке, ведь в должностные обязанности офис-менеджера включаются функции завхоза, секретаря, администратора, он нередко занимается первичной бухгалтерией и кадровым делопроизводством. Как не упустить основные моменты и немаловажные нюансы деятельности офис-менеджера? Данный образец должностной инструкции офис-менеджера включает в себя наиболее типичные обязанности и полномочия.

    Источники:
    www.hr-portal.ru, online-buhuchet.ru, joiner2.narod.ru, enjoy-job.ru, biznes-prost.ru

    Читать дальше:


    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Соглашение о расторжении с возвратом аванса образец (просм 575)
  • Образцы писем родственникам (просм 363)
  • Как заполнить анкету призывника образец (просм 353)
  • Образец заявления на запрет въезда в рф (просм 304)
  • Рекомендательное письмо помощнику руководителя образец (просм 302)

  • Последние материалы:

  • Образец заполнения акта осмотра транспортного средства
  • Образец заполнения акта ос 1б
  • Односторонний акт приема передачи образец
  • Письменное возражение на акт камеральной проверки образец
  • Журнал регистрации актов образец